VeloA > Door wie? > 

Neem contact met mij op

Laat uw gegevens achter en wij nemen binnen een werkdag contact met u op

Veloa CTA form

Veloa CTA form

De mensen van VeloA

Leegstand anno 2016

In de vorige blog is het onderwerp Business Intelligence (BI) en de ontwikkelingen op dit gebied reeds behandeld. In deze blog wordt dieper ingegaan op een praktijkvoorbeeld met als onderwerp Leegstand in uw gemeente. Een onderwerp dat blijvend aandacht vereist, zo weet ook de Provincie Overijssel. Dit bracht hen ertoe om een zeer uitgebreide Leegstandsmonitor openbaar te maken. In eerste instantie werd begin 2014 gestart met enkel gegevens vanuit het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Inmiddels is er echter ook beleidsinformatie toegevoegd aan de interactieve weergaves. Daarnaast is de informatie steeds verder uitgediept waardoor behalve alle gemeenten ook alle individuele wijken in Overijssel met elkaar te vergelijken zijn.

Door het combineren van data van verschillende gemeenten en ook de mogelijkheid te bieden deze trendmatig met elkaar te vergelijken wordt direct overzicht gecreëerd. Vanuit dit overzicht volgt vervolgens inzicht. Inzicht in de stand van zaken van uw gemeente ten opzichte van die van anderen, maar ook inzicht in de effectiviteit van beleidsmaatregelen. Het afzetten van het huidige leegstandscijfer van kantoren ten opzichte van een jaar geleden is niet langer een klus waar een beleidsmedewerker zich over hoeft te buigen. In één oogopslag is te zien welke ontwikkeling deze sector heeft doorgemaakt.

De leegstandsmonitor brengt twee zaken duidelijk naar voren. Enerzijds is dit het aspect van eenduidigheid. Door de grafische weergave van informatie ontstaat direct een helder beeld van de situatie. De analyse moet dan nog plaatsvinden maar het uitgangspunt is altijd de correcte weergave van de huidige situatie. Pas als er duidelijkheid en consensus is over deze zogenaamde IST-situatie kan gericht nagedacht worden over wat er nodig is om te komen tot het gewenste resultaat; de zogenoemde SOLL-situatie.

Daarnaast is de ontwikkeling van de leegstandsmonitor van de provincie Overijssel een goed voorbeeld hoe de laagdrempeligheid van Business Intelligence het maken van analyses bevordert. Door op een simpele manier te ‘spelen’ met data kunnen verbanden inzichtelijk worden waarmee in eerste aanleg geen rekening mee werd gehouden. Als voorbeeld gemeente Almelo. In de totale ranglijst van gemeenten met Leegstand liggen zij behoorlijk onder gemiddeld. Dat wil zeggen dat leegstand binnen de Almelose gemeentegrenzen een minder groot probleem is dan bij de meeste andere gemeenten in Overijssel. Als er echter een variabele wordt toegevoegd waardoor gemakkelijk gefilterd kan worden op het soort object leidt dit tot een nieuw inzicht. Als namelijk gericht wordt gekeken naar de categorie Industriële objecten blijkt dat Almelo hier substantieel meer leegstand kent dan vergelijkbare gemeenten in de regio. Hoe kan het dan dat het totaaloverzicht er toch zo goed uit ziet? Dat heeft te maken met het substantieel lage leegstandscijfer op het gebied van Maatschappelijk Vastgoed. Misschien moet de aanpak die wordt gevolgd bij Maatschappelijk Vastgoed ook voor zover toepasbaar worden gehanteerd bij de industriële sector. Op deze manier ontstaat sturingsinformatie die kan worden ingezet voor de optimalisatie van uw gemeentelijke bedrijfsvoering. Dat is monitoren anno 2016!

In deze blog staat de volgende vraag centraal: Hoe kan sturingsinformatie helpen om uw gemeentelijke bedrijfsvoering optimaal in te richten?


Wat heeft u gevormd?

Kan je de persoon, gebeurtenis of andere invloed identificeren die je heeft gevormd als leider en als persoon? Afgelopen week las ik een artikel van Harvard Business Review (HBR) en werd ik getriggerd door deze openingszin. Want wat maakt nu de persoon die je bent en de leider die je bent?

Ruim een jaar geleden reisde ik door Cambodja en toen sprak ik met Mike Rios, een Amerikaan die in Cambodja mede-eigenaar is van een marketingbureau voor goede doelen. Hij is tevens een begenadigd spreker, wat wel blijkt uit zijn TedX-talk. In die TedX-talk gaat hij in op de gestelde vraag, wat vormt je als persoon en hoe dat anderen kan beïnvloeden, en hij besprak de ‘quarterlifecrisis’ (ja mannen, de jongere variant van de welbekende midlifecrisis). En hoe dat de passie in jezelf aan kan wakkeren.

Een TedX-talk die zeker het bekijken waard is. Want Mike legt op een sprekende manier uit hoe een persoon je tot daden kan zetten die vervolgens weer anderen beïnvloeden. Iedereen heeft mensen in zijn leven die hem of haar vormen. De bekendste voorbeelden zijn natuurlijk je vriend(in), ouders, grootouders, broers/zussen en vrienden, en misschien ook wel die inspirerende docent of bekende persoonlijkheid. Daarnaast zijn er de gebeurtenissen die invloed hebben op je persoon, zoals een overlijden, een ziekte, of zoals in mijn geval de scheiding van mijn ouders.

“Zelfbewust zijn is een sleutel tot succes.”

Die momenten en mensen heeft iedereen. Maar om beter te functioneren moet je juist die omstandigheden die je gevormd hebben herkennen en erkennen. Dat zijn niet altijd leuke momenten, maar ze maken wel wie je bent. In het artikel in HBR wordt ook gesteld dat mensen die veel bereiken een innerlijke stem hebben waar zij naar luisteren. Afgaan op je passie en wie je bent. “Zelfbewust zijn is een sleutel tot succes.” Door je zelf te kennen en dat vuur van de passie in jezelf aan te wakkeren en te laten branden moet je dus goed weten wie je bent.

“Iemand die zijn interne kompas volgt kan een authentieke leider worden.”

Door jezelf goed te kennen, kun jij voor jezelf je unieke ‘true north’ bepalen en het pad daar naar toe volgen. Zoals Bill George omschreef in zijn boek: ‘Your True North’, want elke persoon heeft een uniek kompas. Wanneer je dat interne kompas volgt, kun je een succesvolle authentieke leider worden. Je moet jezelf dus kennen en je kompas en passie volgen. We moeten volgens Bill George ook niet vergeten dat wanneer je niet weet waar je naar toe gaat, elke weg je daar zal brengen.

Het erom dat je je sleutelmomenten in je leven kent. Dat je weet wat die invloed daarvan is op jou, op je handelen en uiteindelijk op de invloed die het heeft op anderen. Het helpt je met het beter onderkennen van je sterke punten en zwakheden. Wanneer je dat inziet bij jezelf heb je een bron van de passie die je vormt en die je (hopelijk) terugziet in je leven.

Dus wat zijn de mensen en gebeurtenissen in jouw leven die je gevormd hebben tot de persoon die je nu bent?

Marten ten Kleij

Succesvol leider worden, begint bij jezelf (leren) kennen.


Hoe invulling te geven aan centraal gegevensbeheer?

Het bieden van nieuwe kansen en oplossingen aan overheden is onze core business. Daar is interne innovatie voor nodig. Daarom organiseert VeloA geregeld bijeenkomsten voor zijn experts om nieuwe inzichten te delen en samen mogelijkheden voor overheden concreet te maken. Tijdens deze bijeenkomsten kiezen wij twee onderwerpen uit waar kansen voor onze opdrachtgevers liggen. Tijdens het laatste overleg is gekozen voor Centraal gegevensbeheer & bedrijfsvoering en Sturingsinformatie. Alle aanwezigen krijgen de kans om zijn of haar ideeën te delen. Op die manier wordt een uitdaging op veel verschillende manieren benaderd. Een mooie manier om tot nieuwe inzichten te komen.

Centraal gegevensbeheer & bedrijfsvoering

Overheden hebben een grote hoeveelheid aan informatie over basisgegevens, personen, objecten et cetera. Voor een optimaal bedrijfsproces zullen deze databases gekoppeld moeten worden in een centraal gegevensbeheer. Door middel van een centraal gegevensbeheer kan de hele organisatie informatie eenvoudig ophalen en combineren. Als gevolg zal het koppelen van de databases in een centraal gegevensbeheer de huidige werkprocessen doen versnellen.

Het opzetten van een dergelijk centraal gegevensbeheer speelt op dit moment in veel organisaties.

Op 1 oktober 2016 is de landelijke voorziening WOZ ingegaan. Vanaf deze datum is het voor gemeenten verplicht om de WOZ-waarden van alle woningen binnen een gemeente inzichtelijk te maken. Deze verandering kan voor een gemeente inzichtelijk worden gemaakt door een centraal gegevensbeheer. Echter, de invoering van centraal gegevensbeheer vraagt veel van een organisatie. Afdelingen die vaak niet in direct contact met elkaar staan worden opeens gedwongen om een systeem te delen. Dit vraagt om flexibiliteit in de organisatie. Als voorbeeld zullen medewerkers kleine definitieverschillen tussen basisregistraties moeten gaan accepteren. Dit kan gelukkig tot een minimum worden beperkt wanneer basisregistraties optimaal worden georganiseerd. Daarnaast is een goede uitwisseling in de hele registratieketen essentieel. Tot slot zullen medewerkers gestimuleerd moeten worden om verder kijken dan alleen hun eigen taken en basisregistraties.

Centraal gegevensbeheer biedt veel mogelijkheden. Eén van deze mogelijkheden is het koppelen van externe informatiestromen aan uw systeem. Medewerkers kunnen met één wijziging in het centrale systeem verschillende afdelingen van nieuwe informatie voorzien. Als de databases correct worden onderhouden ontstaat juiste, tijdige en volledige managementinformatie die als basis kan dienen voor sturing binnen uw organisatie. VeloA kan uw organisatie in deze verandering ondersteunen door zogenaamde kwaliteit-prestatie indicatoren op te stellen. Daarnaast helpt VeloA de acceptatie van centraal gegevensbeheer binnen uw organisatie te bevorderen.

Sturingsinformatie

Zoals gezegd biedt centraal gegevensbeheer een schat aan informatie. Deze informatie kan ook worden ingezet bij het aansturen van uw organisatie. Om effectief te sturen met gegevens moet voldaan worden aan drie basisvoorwaarden; de kwaliteit van het systeem dient gewaarborgd te zijn, de kwaliteit van de gegevens is op orde en er is een hoge kwaliteit van (interne) dienstverlening. Als aan deze basisvoorwaarden is voldaan kan waardevolle informatie worden ontsloten. Wanneer deze informatie wordt gemonitord kunnen veranderingen worden opgemerkt en kan er zo nodig worden gestuurd. Op deze manier kan de organisatie efficiënter en effectiever werken.

Sturingsinformatie is niet alleen interessant voor het management van een afdeling of cluster, maar kan ook een middel zijn voor de lokale politiek om haar controlerende taak uit te voeren. Tot slot kan de sturingsinformatie interessant zijn voor actoren buiten de gemeente. Dit vraagt om transparantie, maar biedt ook kansen om de organisatie te vergelijken met andere gemeenten.

Consultancy-overleg van het team over kennisdeling en -uitwisseling


Van Big Data naar Sturingsinformatie

Big Data wordt steeds meer gezien als dé oplossing voor management vraagstukken. Het is een veelgehoorde term die wordt gebruikt voor de grote hoeveelheden data die een organisatie in haar bezit heeft. De nadruk op de grootte van de hoeveelheid data kan echter afleiden van een veel belangrijker aspect: de kwaliteit van de gegevens! Natuurlijk is het in sommige gevallen gewenst om grote hoeveelheden data te bekijken om verbanden te leggen en waarde toe te voegen aan de gegevens. Als er echter sprake is van gebrekkige brongegevens kunnen zij nooit de gewenste inzichten verschaffen.

In veel gevallen zijn er veel gegevens beschikbaar in verschillende systemen maar leveren ze nog niet eenduidige en actuele informatie. Ook kost het vaak veel moeite om de juiste data uit de systemen te halen aangezien dat niet altijd (volledig) geautomatiseerd verloopt. Rapportages zijn daardoor slecht traceerbaar, kunnen tegenstrijdig zijn en op het moment dat ze besproken worden zijn ze in sommige gevallen alweer achterhaald. Door technische koppelingen te realiseren op één of meerdere systemen van uw organisatie kunt u steeds de meest recente stand van zaken zien. Door een Business Intelligence (BI) hulpmiddel in te zetten kan dit mooi gepresenteerd worden in grafische dashboards. Hierdoor heeft u in korte tijd overzicht en inzicht in de processen.

De inzet van dergelijke BI hulpmiddelen neemt toe, ook bij overheidsorganisaties. Een mooie ontwikkeling die wij van harte toejuichen: door extra inzicht kunt u zorgen voor een efficiëntere inrichting van uw processen. De techniek heeft zich op dit vlak ruimschoots bewezen waardoor er geen sprake is van ingewikkelde technische belemmeringen. De investering is relatief beperkt dus ook dat mag geen drempel zijn. Waar echter tot op heden in de praktijk nog onvoldoende oog voor is, is de kwaliteit van de bestanden die ontsloten worden. In onze nieuwsbrief die binnenkort verschijnt blikken wij overigens nog uitgebreid terug op de ontwikkelingen die we afgelopen jaar in de markt hebben bespeurd!

Relatie met gegevensbeheer

Eerder schreven we al over de rol van centraal gegevensbeheer bij gemeenten. Gemeenten hebben een schat aan informatie over basisgegevens, personen, objecten et cetera. Voor een optimaal bedrijfsproces kunnen deze databases gekoppeld worden in een centraal gegevensbeheer. Hierdoor kan de hele organisatie informatie eenvoudig ophalen en combineren. Op het moment dat dit heeft plaatsgevonden is het eenvoudiger om deze gecombineerde gegevens set te ontsluiten en op een heldere manier grafisch weer te geven met een BI hulpmiddel. Het omgekeerde is echter ook mogelijk: door werk te maken van sturingsinformatie is de overgang naar een centraal ingericht gegevensbeheer eenvoudiger te maken!

Optimalisatie sturingsinformatie

Door extra aandacht te besteden aan de kwaliteit van de bronbestanden zorgt u ervoor dat de meerwaarde van de aanwezige data maximaal wordt benut. Alleen aan de hand van betrouwbare gegevens kunt u immers op de juiste wijze sturen op de bedrijfsvoering. Ook zorgt dit voor een ander belangrijk voordeel; de acceptatie van de tool in uw organisatie. De dashboards kunnen namelijk niet alleen gebruikt worden voor accounthouders en het management; ook op operationeel niveau is het belangrijk kennis te nemen van de voortgang en het verloop van de werkzaamheden. Een volgende stap in de geschetste ontwikkeling is het openstellen van procesinformatie richting de inwoners zodat ook zij kunnen volgen in welke fase bijvoorbeeld de bezwaarafhandeling van een gemeente zich bevindt. Als gemeente levert u hiermee een grote dienst en zorgt er wellicht eveneens voor dat minder telefonisch contact benodigd is.

Hierbij is het natuurlijk van wezenlijk belang dat er over de betrouwbaarheid van de gegevens geen twijfel bestaat. Kortom; door aan de voorkant te investeren in de verbeterslag van uw gegevensbestand zorgt u aan de achterkant voor acceptatie en optimalisatie!

Wilt u meer weten? Wij gaan graag met u in gesprek!

De kwaliteit van de data in de bronbestanden is essentieel voor het goed kunnen sturen door middel van deze data. Maar hoe zorg je daarvoor?


VeloA groeit

Overheden staan dagelijks voor nieuwe situaties, die steeds een andere werkwijze, structuur, informatie of cultuur vereisen. VeloA is ook afgelopen jaar gegroeid om onze opdrachtgevers te mogen ondersteunen. We verwelkomen in het bijzonder Eline en Mayke, die ons team adviseurs komen versterken.

Binnen de overheidswereld zijn veel ontwikkelingen gaande. Zo worden er nieuwe systemen geïmplementeerd, kunnen werkprocessen meer en meer worden geoptimaliseerd, staan mensen meer met elkaar in contact, komen er samenwerkingsverbanden, worden data beter met elkaar gedeeld en ga zo maar door. De overheidswereld staat niet stil! Die ontwikkeling zien wij binnen het team van VeloA: VeloA groeit door een toestroom aan opdrachten. Afgelopen periode heeft VeloA daarom twee nieuwe medewerkers mogen verwelkomen. Zo zijn Eline Albers en Mayke Smelt sinds kort werkzaam als Consultant Overheid voor VeloA.   Destijds heeft Eline de bachelor International Business Administration en een master Business Administration behaald. Eline heeft met haar uiteenlopende bijbanen ervaring opgedaan binnen commerciële bedrijven, maar ook binnen een semioverheidsorganisatie: van een roboticabedrijf tot aan een woningcorporatie. Haar collega Mayke beschikt over de bachelor Bedrijfskunde Management Economie & Recht en master Public Administration. Mayke heeft ervaring binnen de commerciële branche op het gebied van verkoop, marketing en strategiebepaling. Daarnaast is ze werkzaam geweest bij een overheidsinstantie als Economisch Beleidsmedewerker en bedrijfscontactfunctionaris.

Beide collega’s beschikken over de benodigde ervaring en extra nieuwe inzichten om als consultant van VeloA uw organisatie goed te kunnen ondersteunen bij het optimaliseren van uw processen. Wie weet bent u de eerstvolgende die gebruikmaakt van de ervaringen van onze talenten. Onze focus ligt op het optimaliseren van alle processen binnen overheidsorganisaties. Het meedenken met u heeft prioriteit, waardoor VeloA nog beter in staat is om u van dienst te zijn. Eline en Mayke zijn in ieder geval erg gemotiveerd om voor u aan de slag te gaan!

Meer weten wat VeloA voor u kan betekenen? Neem contact op.

Overheden staan dagelijks voor nieuwe situaties, die steeds een andere werkwijze, structuur, informatie of cultuur vereisen. VeloA is ook afgelopen jaar gegroeid om onze opdrachtgevers te mogen...


Terugblik door Daniël Prins

2016 was voor VeloA een jaar van groei. We hebben niet alleen onze opdrachtgevers laten groeien. Intern bouwden we aan onze kennis én konden we ons team uitbreiden. We kijken bovendien terug op een aantal mooie successen. In 2016 hebben we een aantal mooie opdrachten mogen uitvoeren. Zo kijken we terug op een succesvolle begeleiding van een tweetal belastingafdelingen richting een samenwerkingsverband, waarbij alle PIOFACH-onderdelen een rol spelen. Inmiddels zijn de afdelingen soepel geïntegreerd en is ook de onderlinge samenwerking succesvol.

Bovendien zorgde het verder professionaliseren van het team Vastgoed bij de gemeente Almelo voor de juiste energie! Adviseren en begeleiden vanuit de samenhang tussen structuur, databeheersing en cultuur bleek ook bij (potentiële) klanten niet onopgemerkt. Daar waar bij de ene opdracht in eerste instantie de structuur de boventoon voerde, bleek er ook aandacht voor de houding en gedrag van medewerkers belangrijk. Zo namen we in eenzelfde opdracht meerdere rollen aan.

Een opdracht op het gebied van databeheersing, te weten het realiseren van permanente managementinformatie, leverde voor deze klanten nieuwe inzichten op. Met hernieuwde inzichten konden vervolgens samen met VeloA processen worden geoptimaliseerd. Dit alles met als uiteindelijke doel het optimaliseren van dienstverlening richting inwoners!

Al met al was 2016 een jaar van inzicht, overzicht, ontwikkeling en positieve energie! Het was mooi om te ervaren dat klanten, collega’s en partners wederom vertrouwen in ons hebben en met wederzijds respect opdrachten met succes kunnen worden afgerond. We kijken met plezier uit naar de voortzetting hiervan in 2017.

2016 was voor VeloA een jaar van groei. We hebben niet alleen onze opdrachtgevers laten groeien. Intern bouwden we aan onze kennis én konden we ons team uitbreiden. We kijken bovendien terug op een...


Onzichtbaar leiderschap

Onzichtbaar leiderschap dankzij een gemeenschappelijk doel!

Een van de bekendste citaten van Nelson Mandela is: “Een leider is als een herder. Hij blijft achter zijn kudde, laat de slimste voorop lopen, waarna de rest volgt en zich niet realiseert dat ze de ganse tijd van achteren uit wordt geleid.” Maar hoe zorg je er als leidinggevende voor dat je kunt leiden van achteren en niet in de schijnwerpers staat? Want als leidinggevende wil en kan je dat niet altijd. Helemaal niet in zichtbare en politiekgevoelige rollen, zoals een burgemeester. Maar hoe kun je dan toch leidinggeven? De sleutel hiervoor ligt bij een gemeenschappelijk gedeeld doel en niet bij een persoon.  

Eind september mocht ik, als side-kick, samen met Ted Baartmans (Leadership Group) een training verzorgen voor het Genootschap van Burgemeesters. Tijdens die training stond ‘onzichtbaar leiderschap’ centraal, hoe je als burgemeester je leiderschap kunt tonen zonder op de voorgrond (of in de politieke arena) te treden. Op basis van die training verscheen vorige week in het Burgemeestersblad een artikel van Ted en mij daarover. Hoe zorg je er als leidinggevende voor dat je onzichtbaar leidinggeeft?

Common Purpose

Onzichtbaar leiderschap openbaart zich in situaties waarin toewijding tot een diepgeworteld doel de drijvende kracht is van leiderschap. Dat diepgewortelde doel wordt ook wel de ‘common purpose’ genoemd. De common purpose is een kernelement van onzichtbaar leiderschap. Maar niet alleen van onzichtbaar leiderschap: van leiderschap in het geheel. Want hoe kun je leidinggeven als het gemeenschappelijke doel er niet is of onduidelijk is?  

Ook als je geen leider bent, moet je een diepgeworteld doel hebben om je werk uit te voeren. Uiteindelijk gaat dat om wie je bent en wie je wil zijn. In een teamverband is het doel nog belangrijker: wat bindt jullie? Daar gaat het om bij de common purpose. De leider moet ervoor zorgen dat het gezamenlijke, diepgewortelde doel duidelijk is.  

De zoektocht naar het gemeenschappelijke doel begint bij het zoeken naar de dieperliggende intenties en waarden van de teamleden. De waarden zijn de overtuigingen die weerspiegeld worden in je gedrag, waaruit blijkt wat je belangrijk vindt voor je functioneren. Het zijn de overtuigingen die wij zelf belangrijk vinden. Door die zoektocht ieder voor zich én met elkaar aan te gaan, kom je vanzelf bij de waarden en uitgangspunten die zorgen voor het gemeenschappelijke doel. Daarbij staat het gemeenschappelijke belang (natuurlijk) centraal.

De leider als herder

Dit vraagt natuurlijk ook om een manier van leiden die zich richt op de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid. Daarbij hoeft de leider niet in de schijnwerpers te staan, als het gemeenschappelijke doel maar bereikt wordt. Als leider hoef je namelijk niet altijd voorop te lopen en het pad te banen. Zoals Mandela het zei: “Een leider is als een herder. Hij blijft achter zijn kudde, de herder leidt de kudde vanaf de achterzijde.”

De common purpose is dus een breed gedragen en geaccepteerde wens. Het is een soort startpunt waar je naar toe teruggaat als de weg kwijtraakt. Het is ook geen eigendom van één persoon, maar van de makers. Het is geen vast punt, het is flexibel en in beweging. Het moet dan ook voortdurend geherdefinieerd worden. De leider kan hier dan ook zijn of haar bijdrage leveren door het tot stand brengen van een betekenisvolle samenwerking.  

Het nieuwe jaar staat voor ons. Een jaar waarin we nieuwe doelen stellen, voor onszelf en voor de teams waarin wij functioneren. Wanneer is 2017 succesvol voor uw team? Wanneer u de leider bent, hoe zorgt u ervoor dat uw ‘kudde’ succesvol is? Door op zoek te gaan naar de common purpose? Organiseert u een sessie met uw team om dat gezamenlijke doel vast te stellen? Dan werkt u gezamenlijk aan jullie doelen van 2017!   Natuurlijk staan wij ook in 2017 klaar om u te ondersteunen bij de zoektocht naar jullie common purpose en de andere teamprocessen en organisatievraagstukken.

Onzichtbaar leiderschap dankzij een gemeenschappelijk doel! Een van de bekendste citaten van Nelson Mandela is: “Een leider is als een herder. Hij blijft achter zijn kudde, laat de slimste voorop...


Evenwicht tussen maatschappelijk en bedrijfsmatig denken

De overheid als bedrijf

Een bestuurlijke trend binnen het overheidsdomein is het zogenaamde bedrijfsmatig overheidsdenken. Denk aan het integreren van processen en het doorvoeren van verandertrajecten, gericht op efficiëntie en het behalen van concrete targets. Maar een overheid is geen bedrijf: ook het maatschappelijk belang telt mee. Het is wellicht een open deur, maar overheidsorganisaties werken niet altijd als een goed geoliede machine, zoals de meeste succesvolle bedrijven dat wel doen. Binnen overheidsorganisaties zijn bedrijfsmatige processen en managementprincipes daarom uitermate gewenst. Deze principes zijn echter niet vanzelfsprekend. Er is immers een goede reden om binnen overheidsorganisaties onderscheid te maken tussen bedrijfsmatig denken en maatschappelijk denken.

Winst is ook maatschappelijk

Waar een bedrijf vooral gericht is op het creëren van waarde en daarmee het maken van winst, ligt de toegevoegde waarde van een overheidsorganisatie doorgaans niet bij het financiële resultaat, maar (ook) bij het maatschappelijk belang. Daarop zijn bestaan natuurlijk uitzonderingen, zoals overheidsbedrijven en semipublieke organisaties die overheidstaken vervullen, die toch overwegend opereren in de vrije markt. Voorbeelden zijn woningbouwcorporaties en natuurlijk bedrijven waar de overheid slechts een overwegende invloed op heeft.

Toch kunnen we stellen dat het bestaansrecht van veel overheidsorganisaties voornamelijk is gebaseerd op haar externe gerichtheid; in het behartigen van het aan haar toevertrouwde maatschappelijk belang. Deze gerichtheid typeert de overheid en staat binnen de overheidsorganisatie minstens op gelijke voet met managementconcepten als winstmaximalisatie.

Winst mag dan wel niet de drijfveer zijn; overheidsorganisaties moeten er natuurlijk wel voor zorgen dat de bedrijfsvoering binnen het kostenplaatje past zoals dit ooit is begroot. Het verdiepen in meer efficiënte en daarmee de financieel aantrekkelijkere bedrijfsmatige processen is daarvan een belangrijk onderdeel geworden. Het draait immers uiteindelijk om tijd en geld; zowel bij overheden als bedrijven. Zonder geld kunnen ook overheidsorganisaties niet functioneren.

Het antwoord is balans

Om de inwoner van dienst te kunnen zijn, naar behoren te kunnen functioneren én om mee te kunnen in een tijd van bezuinigingen, is bedrijfsmatig denken een must geworden. Overheden hebben tegenwoordig weinig keus: de kas raakt leeg, inwoners zetten meer vraagtekens bij het overheidshandelen en geregeld komt aan het licht dat bepaalde bestuurlijke processen hebben gefaald. Er moet hierom een organisatorisch werkbare en anderzijds maatschappelijk correcte balans worden gevonden. De combinatie tussen bedrijfsmatige en bestuurlijke processen moet gemaakt worden om efficiënter te gaan werken en zodoende alle stakeholders tevreden te houden.

Daarnaast moet de intrinsieke dienstbaarheid hoog in het vaandel staan. Het is een principe dat gewaarborgd moet worden om bedrijfsmatige processen en denkwijzen succesvol te kunnen integreren binnen een overheidsorganisatie. Het is de uitdaging voor ieder bestuur om een gedegen, afgebakende koers uit te stippelen voor verandertrajecten en efficiëntieverbeteringen. Het blind toepassen van bedrijfsmatige managementprincipes leidt wellicht tot procesmatige verbetering (en bemoedigende financiële cijfers), maar zegt uiteindelijk bitter weinig over de uiteindelijke kwaliteit van de dienstverlening.

Veranderen met stip aan de horizon

Allereerst is het van belang om vast te stellen wat het bestaansrecht en het doel is van de eigen organisatie. Wanneer een bestuur of het management ervoor kiest bepaalde processen te verbeteren of om een bepaalde organisatievisie door te voeren, dan moet hij ook weten welke processen en potentiële organisatievisies achterwege worden gelaten - misschien belangrijker nog: waarom. Veranderprocessen en efficiëntieverbeteringen moeten een doel dienen; zij moeten gericht plaatsvinden, met het oog op licht aan het einde van de tunnel.

Optimale balans en uw eigen karakter

VeloA heeft een integrale visie ontwikkeld op overheidsorganisaties. Hiermee kunnen wij een verscheidenheid aan overheidsorganisaties op een doortastende wijze bijstaan. Iedere overheidsorganisatie is volgens onze visie te verdelen in drie samenhangende elementen: structuur, cultuur en databeheersing. Als deze drie elementen correct worden georganiseerd, zal een overheidsorganisatie in staat zijn om de optimale balans te vinden tussen efficiëntie en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Alles met het oog op het eigen karakter van betreffende organisatie. Wij kunnen u bijstaan en ondersteunen bij het ontwikkelen van een eigen organisatievisie en bij de praktische toepassing daarvan. Denk aan het begeleiden van verandertrajecten of het verzorgen van procesoptimalisatie. Natuurlijk wordt de bedrijfseconomische aanpak daarbij niet geschuwd!

Een bestuurlijke trend binnen het overheidsdomein is het zogenaamde bedrijfsmatig overheidsdenken. Maar wat te zeggen van het toevertrouwde maatschappelijke belang?


100% gedeelde visie objectregistratie!

Ons zusterbedrijf Exxellence ontwikkelt voortdurend samen met haar klanten nieuwe functionaliteit in haar zaaksysteem, zo ook rondom het thema ‘objectregistratie’. Vanuit onze domeinspecifieke kennis en onze kennis van basisregistraties, zijn wij betrokken.

Samen met de gemeenten Oss, Tilburg, Lochem, Utrecht en Leusden en het waterschap HDSR hebben wij het antwoord gevonden op de vraag: “Wat is de toegevoegde waarde van objectregistratie?” Daarnaast hebben wij ruimschoots stilgestaan bij de relatie met én meerwaarde voor zaak- en procesgericht werken.

Resultaat: een 100% gedeelde visie wat de definitie is van objectregistratie en hoe dit de wereld van proces- en zaakgericht werken kan ondersteunen. Het antwoord is even helder als ‘simpel’: een koppeling tussen (nagenoeg) alle fysieke, en dus waarneembare, onderdelen in de buitenruimte en de (door inwoners of gemeente) opgestarte zaken. Hierdoor wordt volledig aangesloten bij het motto éénmalige registratie en meervoudig gebruik vanuit het stelsel van basisregistraties. De kritische lezer heeft het dan niet meer over een registratie maar over een ‘koppeling met’ op basis van een unieke sleutel.

Maar wat levert objectregistratie de gemeentelijke organisatie op? Het geeft inzicht voor de gemeentelijke organisatie. Zo kunnen zaken en objecten met bijbehorende data op de kaart getoond worden en er analyses op worden uitgevoerd. Het draagt bij aan optimale bedrijfsvoering waardoor de dienstverlening aan inwoners verbetert. Zo zijn overheden uiteindelijk ook hun inwoners beter van dienst.

Op zeer korte termijn wordt er een vervolg gegeven aan de eerste themabijeenkomst. Dit geldt ook voor de link met en inhoud van de bijbehorende managementinformatie.

Wilt u meer weten? Laat het ons gerust weten!

Samen met de gemeenten Oss, Tilburg, Lochem, Utrecht en Leusden en het waterschap HDSR hebben wij het 100% gedeelde antwoord gevonden op de vraag: “Wat is de toegevoegde waarde van...


Impact op huidige processen door Omgevingswet (vervolg)

De invoering van de Omgevingswet zal een grote impact hebben op de huidige werkzaamheden omtrent de leefomgeving. Werkzaamheden moeten anders uitgevoerd worden en dat heeft gevolgen voor de organisatiecultuur. Hoe kan een organisatie succesvol op deze veranderingen inspelen? 

Omgevingswet verandert werkwijze

In 2016 zijn veel regels doorgevoerd over de leefomgeving in Nederland. Nu is de verwachting dat rond 2018/2019 een nieuwe wet wordt geïmplementeerd: de Omgevingswet. Het wetsvoorstel is op 1 juli 2015 aangenomen door de Tweede Kamer en op 22 maart 2016 door de Eerste Kamer. Momenteel wordt er gemonitord op de implementatie van de Omgevingswet. 

De wet wordt naar verwachting ingevoerd in 2019, maar nu is al duidelijk dat de regelgeving omtrent leefomgeving in Nederland drastisch gaat veranderen. Het doel van de Omgevingswet is het vereenvoudigen en samenvoegen van de huidige regelgeving. De Omgevingswet heeft dan ook als voordeel dat de procedures betaalbaar, voorspelbaar en transparant worden, doordat alle regels met betrekking tot de leefomgeving samen worden gevoegd in één wet, één loket en één procedure.

Werkwijze: meer flexibel, open en faciliterend

Een dusdanige verandering in de wetgeving heeft grote gevolgen voor overheidsorganisaties. Zodra de wetgeving wordt doorgevoerd, vraagt dat om een andere manier van werken. Aangezien het wetsvoorstel nog in behandeling is bij de Tweede Kamer, zijn er onduidelijkheden voor de mensen die gaan werken met de Omgevingswet. Zo is er nog onduidelijkheid rond één van de grootste obstakels voor een gemeente: de vormgeving van de digitale informatievoorzieningen. Gebruikers van de huidige regelgeving omtrent leefomgeving zullen deels van hun huidige werkwijze moeten afstappen om gebruik te gaan maken van nieuwe procedures. Hiermee zullen ze een meer flexibele, open en faciliterende werkwijze hanteren. 

De invoering van de Omgevingswet impliceert een snelle behandeling van de verzoeken. Om dit te kunnen verwezenlijken moeten de procedures worden verbonden. Dit vraagt om samenwerking tussen de verschillende partijen die belangrijk zijn voor de leefomgeving. Samenwerking tussen de partijen, maar ook een effectieve samenwerking tussen de verschillende systemen. 

Processen omgevingswet: Centrale rol van basisregistraties

De uitdagingen liggen in het werken met basisregistraties en de wijze waarop verschillende systemen samenwerken. Personen die werken met onderwerpen uit leefomgeving, maken gebruik van basisregistraties om verzoeken te beantwoorden. Een grote hoeveelheid aan gegevens is momenteel opgenomen in basisregistraties van gemeenten. Denk hierbij aan Basisregistratie Personen (BRP) en Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Deze registraties beschikken elk over eigen specifieke informatie. Sommige basisregistraties hebben informatie nodig uit andere registraties of ‘open databronnen’ om de basisregistratie van alle benodigde informatie te voorzien. 

Neem als voorbeeld de Waardering Onroerende Zaken (WOZ), de basisregistratie die adresgegevens nodig heeft om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Deze gegevens verkrijgt de WOZ onder andere uit de BAG. In de huidige situatie wordt deze informatie handmatig verkregen, door te zoeken in het systeem van de basisregistraties. Het zoeken naar informatie in het systeem neemt tijd in beslag, waardoor het lang kan duren voordat gereageerd wordt op een verzoek. Daarnaast komt er nog bij dat de laatste jaren het aantal basisregistraties is toegenomen. Het is dus van belang om informatie uit de verschillende basisregistraties en andere ‘open databronnen’ beter te benutten. 

Eén van de mogelijkheden is het koppelen van deze systemen, in de huidige situatie is dat vaak nog niet zo. Daarom moet informatie in deze systemen nog handmatig worden verkregen, waardoor het lang duurt voordat op een verzoek gereageerd kan worden, simpelweg omdat het lang duurt voordat de juiste informatie bij de juiste persoon terechtkomt. Het koppelen van de systemen maakt het eenvoudiger om informatie te verkrijgen, waardoor sneller op een verzoek gereageerd kan worden. 

Mogelijkheid zaaksysteem voor koppeling basisregistraties

Is er de wens om koppelingen te maken tussen de verschillende basisregistraties, dan komen verschillende vragen aan de orde. Welke middelen zijn nodig om de basisregistraties te koppelen? Welke stappen zijn nodig om de processen in goede banen te leiden? Inmiddels is een aantal systemen ontwikkeld om basisregistraties aan elkaar te koppelen. Die zorgen voor een efficiënte en effectieve werkwijze. Een hulpmiddel bij het verbinden van de procedures is een zaaksysteem. Een zaaksysteem maakt de koppeling tussen de systemen om eenvoudig en snel aan de gewenste informatie te komen. Een dergelijk zaaksysteem maakt het niet alleen mogelijk om binnen de organisatie eenvoudig gegevens uit te wisselen. Het kan ook meerdere organisaties aan elkaar koppelen. Het systeem maakt de samenwerking tussen overheidsinstanties en samenwerkingsverbanden sneller en eenvoudiger, om tot één groot gegevensbestand te komen. 

Een verandering in de werkwijze, bijvoorbeeld met de implementatie van een zaaksysteem, zal zorgen voor een verandering in de organisatiecultuur. Om die veranderingen succesvol te laten verlopen, moeten medewerkers tijdig geïnformeerd worden over de ingrijpende stappen van het veranderproces. Bewustwording helpt bij het accepteren. Daarnaast kunnen zij zich voorbereiden door middel van scholing. Nieuwe processen hebben een verandering van cultuur nodig om succes te verwezenlijken.  

Ondersteuning in implementatie

VeloA kan overheidsinstanties helpen om de veranderingen tijdens de implementatie van het nieuwe proces te stroomlijnen. Ook bij knelpunten staat VeloA voor u klaar. Er zijn verschillende mogelijkheden, bijvoorbeeld een cursus voor medewerkers, zodat zij over de benodigde kennis over het systeem beschikken. Na de cursus kunnen medewerkers snel en eenvoudig samenwerken met het nieuwe systeem, zoals het zaaksysteem.

In december schreven we al een artikel over de processen van de Omgevingswet. Hier lees je het vervolg.


Eerste maanden VeloA

Wat kun je verwachten wanneer je net klaar bent met je studie en start als een junior consultant? Het is namelijk niet vanzelfsprekend om op je eerste dag al advies uit te kunnen brengen aan bijvoorbeeld gemeenten, waterschappen of samenwerkingsverbanden.

Het belangrijkste was en is nog steeds het opdoen van zoveel mogelijk kennis. Hoe leer je het makkelijkst en snelst binnen een toch tamelijk grote organisatie als de Kune Group, waarbij de verschillende dochterbedrijven bezig zijn met uiteenlopende werkzaamheden? Van het detacheren tot aan het bouwen van zaaksystemen voor gemeenten. Dat is een grote uitdaging.  

De eerste maanden binnen VeloA hebben in het teken gestaan van het opdoen van een kennisgebied van zusterbedrijf SMQ: de WOZ-waarde, kennismaken met een grote gemeente als Amsterdam, een beeld krijgen van de overige werkzaamheden van de zusterbedrijven, het bijwonen van diverse bijeenkomsten en het leren kennen van een diverse groep collega’s en hun werkzaamheden. Daarnaast hebben wij beiden een domein toegewezen gekregen, Eline de woningcorporaties, en Mayke het sociale domein. We zijn nu druk bezig om ons daar zo goed mogelijk in te verdiepen, zodat we in de toekomst meer binnen deze domeinen actief zijn. 

Het werken binnen VeloA bevalt ons ontzettend goed. VeloA is een jong en dynamisch team, waarbinnen iedereen zijn plek heeft (gevonden). Een hechte groep, waarbij samenwerken voorop staat. Wij zijn allemaal jong, waarbij de één veel meer ervaring heeft dan de ander. Dat is wat het leuk maakt, je ziet hoe de andere collega’s, die al wat verder zijn dan jijzelf, zich hebben ontwikkeld en wat voor kennis zij al bezitten over bepaalde onderwerpen, hoe zij meedenken tijdens kritische vergaderingen en hoe zij hun mannetje staan bij verschillende vraagstukken. Dat is een enorme drijfveer: om zelf deze kennis zo snel mogelijk op te doen en je verder te ontwikkelen binnen het werkveld waarbinnen VeloA actief is. 

VeloA is een zusterbedrijf van SMQ en Exxellence. De organisaties vullen elkaar goed aan door een bepaalde combinatie en overlap, de ene keer ben je bezig met een opdracht voor VeloA, terwijl je een uur later een opdracht zit uit te werken voor Exxellence. Dat maakt het werk divers, zorgt voor een enorme uitdaging en leidt er ook toe dat we zo veel mogelijk kennis opdoen om onze weg te vinden binnen de Kune Group. Zo zijn wij samen met een aantal andere collega’s enige tijd bezig geweest met de voormelding, een product van het zusterbedrijf SMQ, om inzicht te verkrijgen en ervaring op te doen met de producten die worden aangeboden door de Kune Group. Je kunt immers pas advies geven, wanneer je kennis hebt opgedaan van datgene wat zich op de werkvloer voordoet.

Kune staat voor samenwerken, dit staat binnen de organisatie als geheel centraal, zo ook binnen VeloA. Dat is iets wat ons zeker is bijgebleven van de eerste paar maanden.  

Wat kom je allemaal tegen als je begint bij VeloA? Eline en Mayke, die zich eerder al voorstelden, vertellen hoe zij hun eerste maanden hebben ervaren.


Welke rekenkamer levert de beste resultaten anno 2017?

De rekenkamer is anno 2017 één van de belangrijkste controle-organen binnen een gemeente. Maar waarom is de rekenkamer opgericht en hoe functioneert deze? Mayke Smelt, consultant van VeloA, doet onderzoek naar de resultaten van verschillende rekenkamers. En ze blogt erover. 

Naast mijn baan als consultant bij VeloA doe ik vanuit de Universiteit Twente onderzoek naar de samenstelling van lokale rekenkamers. Tijdens het onderzoek staat centraal welke samenstelling van de lokale rekenkamers de beste resultaten levert voor de gemeenten. Elke gemeente is anders in samenstelling en vorm. De komende tijd houd ik u met blogs op de hoogte van de voortgang van mijn onderzoek. Maar eerst een introductie.

Er zijn meerdere mogelijkheden voor het instellen van een gemeentelijke rekenkamer; rekenkamer of rekenkamerfunctie, rekenkamercommissie of directeursmodel. Daarnaast kan de gemeenteraad bij een rekenkamerfunctie kiezen voor een invulling van enkel externe leden of voor een toevoeging van de adviserende rol van raadsleden. Gemeenten hebben tevens de mogelijkheid voor een gezamenlijke rekenkamer. 

Introductie lokale rekenkamer

In 2002 heeft het lokale bestuur een grote verandering doorgemaakt: de invoering van het dualisme. De wetgeving met betrekking tot het dualisme heeft gezorgd voor een nieuwe rolverdeling binnen het gemeentebestuur. Gemeentelijke organen, zoals de raad en het college, werden gescheiden en vervullen vanaf de invoering van het dualisme hun eigen taken. Dit betekende tevens dat de wethouders geen deel meer uitmaakten van de gemeenteraad. Het college werd alleen verantwoordelijk voor de bestuurlijke en uitvoerende taken binnen de gemeente. Voor de gemeenteraad geldt, sinds het dualsime, dat de primaire taken bestaan uit het stellen van kaders en de controle (op de taken) van het gemeentebestuur. 

De invoering van het dualisme heeft eraan bijgedragen dat elke gemeente een gemeentelijke rekenkamer moet hebben om de controletaken van de gemeenteraad te versterken. Voor 2002 maakten maar enkele gemeenten gebruik van een rekenkamer. Sinds de invoering van het dualisme is de gemeentelijke rekenkamer een belangrijk instrument, met als voornaamste taak het doen van onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het bestuur dat door het gemeentebestuur wordt gevoerd.

Gemeenten hebben de keuze tussen een rekenkamer of rekenkamerfunctie. Eén van de verschillen is dat de rekenkamer bestaat uit enkel externe leden. Bij een rekenkamerfunctie is het mogelijk om raadsleden toe te voegen aan de bezetting van de rekenkamer. Daarnaast mag de gemeenteraad bij een rekenkamerfunctie zelf invulling geven aan de vorm, aangezien de rekenkamerfunctie is ingesteld op basis van een gemeentelijke verordening. Voor een rekenkamer geldt dat de vorm is ingesteld op basis van de wet. 

Wanneer de gemeente de keuze heeft gemaakt tussen een rekenkamer of rekenkamerfunctie, wordt invulling gegeven aan het aantal leden van de rekenkamer. Er wordt gesproken over een rekenkamercommissie wanneer de rekenkamer bestaat uit meerdere leden. Het kan zijn dat een rekenkamer kiest voor een eenhoofdige bezetting van de rekenkamer, dit wordt een directeursmodel genoemd. Daarnaast kan de gemeente ervoor kiezen om samen te werken met een andere gemeente. 

Huidige situatie lokale rekenkamers

Gemeentelijke activiteiten, zoals het maken van bestemmingsplannen, de uitvoering Wet milieubeheer en het bijhouden van Basisregistratie Personen, moeten gecontroleerd worden door de gemeenteraad om de kwaliteit binnen een gemeente te waarborgen. De lokale rekenkamer ondersteunt de gemeenteraad in haar controlefunctie door onderzoek te doen naar de doeltreffendheid van beleid en de inzet van middelen. Het is hierbij van groot belang dat de gemeentelijke rekenkamer goed functioneert. 

Maar welke samenstelling levert de beste resultaten voor de gemeente? Wat in 2002 heeft gezorgd voor goede resultaten kan anno 2017 heel anders zijn, het gemeentebestuur heeft immers niet stil gestaan.

Tegenwoordig maken de meeste gemeenten in Nederland gebruik van een rekenkamerfunctie en ongeveer de helft van deze rekenkamerfuncties bestaan uit een rekenkamercommissie. Het is aannemelijk dat een rekenkamerfunctie goed functioneert, omdat veel gemeenten voor deze samenstelling hebben gekozen, maar functioneert een rekenkamerfunctie ook daadwerkelijk beter dan de rekenkamer?

In de komende blogs over  de lokale rekenkamer houd ik u op de hoogte van de voortgang van het onderzoek en de situatie van de lokale rekenkamers.

Waarom is de rekenkamer opgericht en hoe functioneert deze?


Op elk moment bijsturen: Waarderingsinstructie 2017

De nieuwe waarderingsinstructie van de Waarderingskamer is met ingang van 1 januari 2017 van belang voor alle organisaties die belast zijn met de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende Zaken (WOZ). Hierbij ligt het accent op de interne beheersing en de kwaliteit van de onderliggende processen. Daarnaast is er ook veel aandacht voor correcte brongegevens, die nodig zijn voor kwalitatief hoogwaardige taxaties.

De waarderingsinstructie 2017 vervangt de vorige versie niet in zijn geheel, maar brengt wel nieuwe en aanvullende aandachtspunten naar voren. De beheersing van de WOZ-processen vereist extra aandacht en moet worden bezien in het licht van andere ontwikkelingen. Zo is de samenhang met andere basisregistraties van groot belang. In een eerder blog schreven we al over de relevantie van centraal gegevensbeheer. Bovendien groeit het gebruik van de WOZ, waardoor een correcte waarde nog belangrijker is dan voorheen. Daarnaast is aangekondigd dat in de toekomst niet meer op inhoud gewaardeerd mag worden, maar op gebruiksoppervlakte: voor veel organisaties een uitdagende opgave. Ook wordt opnieuw het belang benadrukt van interactie met de inwoner. Onze zuster SMQ heeft op dit onderwerp een bewezen concept ontwikkeld.

Toch zijn bovengenoemde uitgangspunten niet helemaal nieuw in 2017. Het streven naar een kwalitatief hoogwaardig gegevensbestand en een accurate vaststelling van de waarde is geen noviteit. Wat wel een positieve verandering is in de huidige versie, is de manier waaróp structurele borging van processen kan plaatsvinden: de Waarderingskamer breekt een lans voor een bredere inzet van sturingsinformatie. Een ontwikkeling die wij van harte toejuichen.

In de instructie is specifiek aandacht voor sturingsinformatie waarbij zelfsturing en voortgangsinventarisaties centraal staan. Door de voortgang van de WOZ-processen actueel in beeld te brengen, kan op het juiste moment (bij)gestuurd worden. Met een slimme inrichting van de weergaves en rapportagemogelijkheden wordt bovendien direct aansluiting gevonden bij de beoordelingsprotocollen van de Waarderingskamer. Hoe kun je er nu voor zorgen dat je altijd zicht hebt op de voortgang van de processen, zonder voortdurend intensief te sleutelen aan goedbedoelde, maar vaak arbeidsintensieve Excel-bestanden? VeloA kan met behulp van software op dit vlak volledig ontzorgen.

Het gerenommeerde onderzoeksbureau Gartner publiceerde onlangs zijn nieuwe jaarlijkse rapport waarin de verschillende softwareoplossingen langs een kritische meetlat worden gelegd. De traditionele aanbieders die helpen sturingsinformatie en voortgangsrapportages te genereren verliezen terrein aan relatief nieuwe spelers die gebruiksvriendelijkheid en mooie grafische weergaves aanbieden. Elke oplossing heeft zowel voors als tegens. Een tool die op elk moment op een laagdrempelige manier overzicht en inzicht geeft in de processen is echter onontbeerlijk, zo weet inmiddels ook de Waarderingskamer.

Wij adviseren welke oplossing het best aansluit bij de specifieke informatiebehoefte. Ook denken we graag mee om de juiste kpi’s te definiëren, en realiseren we gezamenlijk de implementatie- en acceptatiefase.

Meer weten? Wij gaan graag in gesprek!

Er wordt gepleit voor meer sturingsinformatie. Hoe ga je hier als organisatie mee om?


VeloA versterkt de Exxellence Academy

Zaakgericht werken is veel meer dan alleen software. De invoering ervan is een organisatieverandering. Daarom werkt VeloA mee aan trainingen die je binnen de nieuw opgerichte Exxellence Academy kunt volgen. Zo wordt er in de Exxellence Academy niet alleen aandacht besteed aan de Exxellence producten, maar wordt er ook uitgebreid stilgestaan bij de organisatorische en menselijke componenten van zaakgericht werken. 

Zaakgericht werken is een behoorlijke verandering en als organisatie wil je daar natuurlijk zo goed mogelijk op voorbereid zijn. Dat vraagt om een benadering vanuit meerdere invalshoeken. VeloA heeft de kennis en kunde van organisatorische veranderingen en ervaring met de ondersteuning van gemeenten. Samen met de kennis van Exxellence over de producten en de software kunnen we je organisatie nog beter van dienst zijn. Die combinatie komt bovendien goed van pas bij de trainingen voor Exxellence Academy. Daarom werken Exxellence en VeloA meer samen, zodat de klanten van Exxellence beter zijn toegerust op het Zaakgericht Werken. 

Bundeling van kennis

Dat is dus de achterliggende gedachte aan de bundeling van deze kennis in een breed en divers trainingsaanbod. Vandaar dat Exxellence en VeloA samen verantwoordelijk zijn voor de invulling van de Exxellence Academy. Het is een sprekend voorbeeld waarbij de expertise van de verschillende zusterbedrijven - Exxellence, VeloA en SMQ - van Kune Group goed wordt benut. Denk aan de training Implementatie Zaakgericht werken. Hierin wordt de implementatie van het zaaksysteem gekoppeld aan de kennis over organisatorische veranderingen binnen een gemeente vanuit VeloA. Zo worden gemeenten goed voorbereid op de organisatorische veranderingen van zaakgericht werken. 

De kenniswisseling van de ervaringen vanuit Exxellence en VeloA met overheidsinstanties zorgt voor een uitgebreid en kwalitatief goed trainingsaanbod. Zodat wij je optimaal kunnen ondersteunen. 

Meer weten? Neem dan contact met ons op via het onderstaande formulier.

Zaakgericht werken is veel meer dan alleen software. De invoering ervan is een organisatieverandering. Daarom werkt VeloA mee aan trainingen die je binnen de nieuw opgerichte Exxellence Academy kunt...


Kan het efficiënter?

Hoe kunnen woningcorporaties nog efficiënter omgaan met de administratielast? Afstudeerder Dominique Kleinsman onderzoekt het.

Welke kansen zijn er om de administratieve lastendruk bij woningcorporaties te verlichten? Daar richt ik mijn afstudeeronderzoek op. Laat ik me eerst kort voortellen: ik ben Dominique Kleinsman en ik studeer vol enthousiasme Bedrijfskunde MER aan Saxion in Enschede. Ter afronding van mijn studie doe ik onderzoek bij VeloA. Ik richt me hierbij op de kansen voor marktpartijen om deze processen efficiënter en effectiever in te richten. 

Woningcorporaties hebben de afgelopen jaren veel op hun bordje gekregen. Door misstanden bij enkele woningcorporaties is de sector vaak negatief in het nieuws gekomen. Daarnaast zijn de woningcorporaties door wet- en regelgeving verplicht allerlei wijzigingen door te voeren en dienen zij verschillende rapportages op te leveren aan de Autoriteit Woningcorporaties. Deze rapportages kosten veel tijd en geld. Tijdens dit onderzoek bestudeer ik onder andere de jaarrekeningen van woningcorporaties en neem ik interviews af met medewerkers van verschillende corporaties, zodat ik een beter beeld krijg van de administratieve lastendruk binnen de corporatiesector.

Samenwerking

VeloA is een jonge en dynamische organisatie, waarbij samenwerken centraal staat. De afstudeeropdracht, het bestuderen van de corporatiesector, vind ik interessant, omdat door het uitvoeren van deze opdracht zowel publieke als private organisaties worden onderzocht. Woningcorporaties vervullen een belangrijke rol in de maatschappij, zij verzorgen de woonvoorziening voor mensen met lage inkomens. 

Kansen voor VeloA

Met dit onderzoek wil ik meer inzicht krijgen in de administratieve lastendruk van woningcorporaties en de mogelijke bijdrage van marktpartijen als VeloA om die lastendruk te verlichten. Via een aantal blogs houd ik je de komende tijd op de hoogte van de voortgang en uitkomsten van mijn afstudeeronderzoek. Tevens zie ik deze opdracht als mogelijkheid om de kennis en vaardigheden die ik heb opgedaan tijdens mijn studie, toe te passen in de praktijk. 

Hoe kunnen woningcorporaties nog efficiënter omgaan met de administratielast? Afstudeerder Dominique Kleinsman onderzoekt het.


Soepele data-uitwisseling: het fundament voor een goede samenwerking

Wij komen het steeds vaker tegen: gemeenten die op allerlei gebieden met elkaar gaan samenwerken, van Belastingen tot het Sociaal Domein tot ambtelijke fusies. Zo’n samenwerking vraagt om goede uitwisseling van data. Hoe dat kan binnen verschillende kaders, waaronder technische en juridische, laten wij zien aan de hand van een casus.

Vaak zijn het de kleinere gemeenten die gebaat zijn bij een samenwerkingsverband. Bijvoorbeeld om de kosten te drukken, de kwetsbaarheid te verminderen, maar ook de kwaliteit te verbeteren of in te spelen op mogelijke kansen. Oftewel de 4 K’s. Verscheidene redenen om een samenwerking aan te gaan, maar bij zulke samenwerkingen komt nogal wat kijken. Vooral als het gaat om juiste en actuele gegevensuitwisseling tussen betrokken organisaties.

Goede data-uitwisseling

Juist bij een gemeentelijke samenwerking is het essentieel dat de gegevens kloppen. Ze vormen de basis voor het vaststellen van bijvoorbeeld de onroerende zaakbelasting (OZB), zorg of vergunningen. Juiste en actuele data vragen om een soepele uitwisseling tussen de gemeenten. Maar hoe zorg je voor een goede uitwisseling, rekening houdend met technische en juridische beperkingen? Aan de hand van het volgende voorbeeld uit onze praktijk staan wij stil bij actuele en juiste gegevenshuishouding en –uitwisseling.

Stel, er bestaat een samenwerkingsverband tussen gemeente A en gemeente B. Gemeente A  neemt de uitvoerende werkzaamheden rondom de lokale belastingen over van gemeente B. Die laatste besteedt de werkzaamheden uit aan gemeente A op basis van een dienstverleningsovereenkomst, daarvoor hoeft dan geen nieuwe entiteit, zoals een Gemeenschappelijke Regeling, opgericht te worden. Gemeente A is dus verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden, gemeente B heeft de (politieke) bevoegdheden nog in eigen hand: een juridische keuze met gevolgen. Gemeente A moet dus de juiste en actuele gegevens van gemeente B hebben om de werkzaamheden correct uit te kunnen voeren. 

Juridische restricties

Wanneer vanuit gemeente B iemand verhuist, moet dit  voor de juistheid van gegevens goed worden doorgegeven aan gemeente A. Idealiter maakt gemeente A daarvoor gebruik van de eigen aansluiting op de LV-BRP (GBA-V), maar juridisch is dat niet toegestaan. Heeft diezelfde inwoner in gemeente A een bedrijfspand, dan mag de gemeente wel via de eigen LV-BRP-aansluiting de gegevens opvragen. Vanwege deze bijzondere juridische kaders moet gemeente B de benodigde gegevens aanleveren aan gemeente A, zodat deze vervolgens de werkzaamheden voor gemeente B kan uitvoeren. Een goede gegevensuitwisseling tussen gemeenten A en B is hierbij onontbeerlijk.

Een dergelijke gegevensuitwisseling kan mogelijk worden gemaakt met een beveiligde verbinding, waarbij de data wordt getransporteerd van de gemeente B naar gemeente A. Deze verbinding kan daadwerkelijk tot stand worden gebracht door als het ware een koppeling te leggen tussen de BRP-applicatie van gemeente B met een backoffice-applicatie van gemeente A, bijvoorbeeld de belastingapplicatie. Aangezien het vaak gaat om een verscheidenheid aan bronnen van data, is het beter om aan te sluiten op de datadistributie van de gemeente(n). Door aan te sluiten op het datadistributiesysteem of ESB, dat al in de gemeente aanwezig is, kan de benodigde uitwisseling van deze data mogelijk worden gemaakt. 

Mogelijke oplossingen

In dit voorbeeld waren zeven mogelijke oplossingen om de gegevens juist in de systemen van gemeente A te krijgen. Die gingen van koppelingen tussen datadistributies tot het handmatig overtypen van de gegevens, maar dat is, logischerwijs, geen wenselijke situatie. Na uitgebreide analyses is de keuze gemaakt voor aansluiting op de datadistributie van gemeente A, waarbij de gegevens van gemeente B niet mogen worden opgeslagen in het gegevensmagazijn van de datadistributie, om de privacy van inwoners te waarborgen. Gemeente A kan nu een belastingoplegging stopzetten voor de verhuisde persoon, zodat deze persoon geen aanslag OZB meer ontvangt voor gemeente B. 

Voor elke organisatie, samenwerking of ‘standalone’ organisatie, is de juistheid en actualiteit van gegevens essentieel voor een goede bedrijfsvoering. Idealiter natuurlijk volgens het welbekende: ‘eenmalige opslag, meervoudig gebruik’. Hiervoor is een goede uitwisseling van de gegevens benodigd in de organisatie. Een goede datadistributie is daarom essentieel. Het gegevensbeheer is eigenlijk het fundament van de organisatie, de bedrijfsvoering is pas goed georganiseerd als de organisatie de gegevenshuishouding op orde heeft. Ook bij nieuwe samenwerkingen verdient dat de eerste aandacht!

Fundament slaan

Bij VeloA hebben wij bij diverse samenwerkingen bij kunnen staan om de geschetste problemen op te lossen. Van Regionale Uitvoeringsdiensten tot gemeenten en samenwerkingsverbanden op basis van een GR of een DVO. Elk met zijn eigen kenmerken, uitdagingen, problemen en oplossingen. Deze ervaringen hebben ons veel kennis en kunde gegeven, die we ook bij andere organisaties kunnen gebruiken. Zodat het fundament voor alle organisatie goed wordt geslagen.

Ook advies nodig over een samenwerking? Neem contact met ons op. Bel of mail ons. 

Wij komen het steeds vaker tegen: gemeenten die op allerlei gebieden met elkaar gaan samenwerken, van Belastingen tot het Sociaal Domein tot ambtelijke fusies. Zo’n samenwerking vraagt om goede...


Blockchain: wat is de impact?

Blockchain: je hoort het steeds vaker. Blockchain gaat onze wereld veranderen, transacties zullen nooit meer hetzelfde zijn door Blockchain. Als je de kranten en vakbladen open slaat lijkt het of iedereen op Blockchain duikt. Organisaties uit zowel de publieke als de private sector zoeken naar Blockchain-toepassingen in hun proces. Privacywaakhonden kijken met argwaan naar de bescherming van persoonsgegevens en organisaties die hun bestaansrecht ontlenen uit transacties zien hun markt veranderen. Is het terecht dat Blockchain die aandacht krijgt?

Wat is Blockchain?

Blockchain is een technologie waarmee transacties en overeenkomsten kunnen worden gemaakt zonder dat een tussenpersoon nodig is. Een tussenpersoon is bij transacties en contracten nu nog nodig om te zorgen voor de betrouwbaarheid processen. Voorbeelden van zulke tussenpersonen zijn een bank, notaris of overheid. De eerste toepassing van Blockchain kent u waarschijnlijk: Bitcoin, de digitale munt. Hierbij is de bank als betrouwbaar tussenpersoon niet meer nodig omdat de transactie van betaler naar ontvanger in de Blockchain wordt gecontroleerd door middel van een open source boekhouding. Blockchain is zo veilig omdat het werkt via een compleet openbaar peer-to-peernetwerk. In theorie kan iedereen elke overeenkomst zien en bekijken. Elke overeenkomst wordt door het netwerk gecontroleerd, wat fraude extreem onwaarschijnlijk maakt. Die bewezen betrouwbaarheid maakt ook andere toepassingen voor Blockchain mogelijk, zoals de koopakte van een woning of een vergunningsproces.

Onder dit blog staat een video waarin Blockchain verder wordt toegelicht.

Pinnen met Blockchain

Nu is Bitcoin een niche-product. Een select gezelschap van pioniers, fans, speculanten en maffiosi (vanwege anonimiteit) gebruikt Bitcoin, maar de overgrote meerderheid van de mensen blijft zijn of haar bankpasje van de conventionele bank gebruiken. Dat dit gaat veranderen staat vast. Dit hoeft overigens niet bewust te gaan. Die conventionele banken denken ook na over Blockchain-toepassingen in het betaalverkeer, en verzekeraars onderzoeken de mogelijkheid voor contracten in Blockchain.

Clichés

Naast banken is ook de overheid druk bezig met het verkennen van Blockchain. De overheid zou de overheid niet zijn als zij dit niet op haar specifieke wijze zou benaderen: namelijk met pilots, stuurgroepen en platforms. Oplossingen met Blockchain liggen in processen als het uitgeven van paspoorten, het innen van belastingen en zelfs bij het trouwen. Maar ook in afvalverwerking, de WOZ, logistiek en bij de verstrekking van vergunningen zijn er mogelijkheden.

Doel of middel?

De uitdaging voor alle organisaties die kansen zien in Blockchain is het ontdekken van kansen met Blockchain in het eigen proces. Is Blockchain een middel, of het doel binnen jouw proces? Met andere woorden: kiezen we voor Blockchain omdat het innovatief, trendy en populair is? Of omdat Blockchain kan bijdragen aan het behalen van de doelen? En wanneer moeten we dan instappen?

Uw organisatie en Blockchain

Iedereen die geïnteresseerd is in Blockchain stelt deze vragen. De Kune Group en haar dochterondernemingen eLABBS en VeloA dus ook. eLABBS tezamen met start-ups in de Gasfabriek te Deventer onderzoekt de mogelijkheden van Blockchain voor het verbeteren van gemeentelijke ICT-processen, en onderzoekt de mogelijkheid van contracten en vergunningen in Blockchain. De professionals van VeloA zijn vanuit hun rol als organisatieadviseur geïnteresseerd in de verandering in structuur en cultuur die Blockchain veroorzaakt binnen de lokale overheid. Want verandering door Blockchain zit in de lucht. Wij zijn benieuwd wanneer Blockchain de nieuwe werkelijkheid wordt. Jij ook? Kom eens met een van ons praten over de oplossingen, mogelijkheden en impact die Blockchain heeft op de gemeente en haar organisatie.

Blockchain: je hoort het steeds vaker. Blockchain gaat onze wereld veranderen. Wat betekent dit voor jouw organisatie?


Kune Group ondersteunt Cuma Bikes

Wij staan niet graag stil. Zoals de Kune Group in beweging is (waar VeloA onderdeel van is), zo brengen we anderen ook graag in beweging. Daarom steunen we kleine ondernemers om van hun passie hun beroep te maken. Zodat we ook buiten ons eigen veld van betekenis kunnen zijn. Ken jij het Cuma Bike-concept al?

Van iets ouds iets nieuws maken, dat is de passie van Matthijs Hooijsma. Van oude fietsframes maakt hij splinternieuwe fietsen van hoge kwaliteit. Hij koopt zelf oude fietsen op, of je brengt je eigen oude fiets naar zijn winkel in Hengelo. Matthijs haalt hem dan helemaal uit elkaar, en bouwt hem opnieuw op. Precies op de manier zoals jij dat wil. Custom Made dus: Cuma.

Coaching

Hiermee kan Matthijs van zijn passie zijn werk maken, iets wat hij anderhalf jaar geleden nog niet voor mogelijk had gehouden. Door een blijvende blessure moest hij stoppen met sporten, en dus ook met zijn baan als professioneel tennisleraar. Harco Wesselink, Kune Group-directeur, hielp hem zijn bedrijf op poten te zetten. Dat doet hij niet alleen financieel. Elke week kijkt Harco samen met Matthijs naar de bedrijfsresultaten en coacht hem, zodat hij het over een jaar zelf kan.

Dat lukt al aardig: de fietsenmaker kan inmiddels leven van zijn hobby. Per maand levert hij zo’n acht fietsen af. Heb je een Cuma Bike, dan ben je dus behoorlijk uniek. En je kunt weer de nodige kilometers maken, net als Matthijs heeft gedaan de afgelopen anderhalf jaar.

Fietsen

Wat wij hebben met fietsen? De Franse term voor fiets was de basis voor onze naam, VeloA. Wij zien een organisatie als een ketting met tandwielen van structuur, databeheersing en cultuur. Daarbij fietsen we graag. Op een Cuma Bike, een racefiets, of een wielrenfiets. Door te fietsen kunnen we bovendien ook steunen. Bijvoorbeeld via Join4Energy, die met een fietstocht over de Mont Ventoux geld ophaalt voor energiestofwisselingsziektes. Zodat kinderen die met zo’n ziekte worden geboren, ook weer in beweging kunnen komen.

Dit doen wij nog meer:

  • Startende ondernemingen steunen in de Gasfabriek (Deventer)
  • Ontwikkeling van vernieuwende software-ideeën samen met startups
  • Fungeren als launching customer voor verschillende starters

Door samen te bewegen, komen we samen verder. Wil jij ook niet stilstaan en wil je weten wat je kunt doen om het wiel draaiende te houden? Neem dan contact met ons op.

Wij staan niet graag stil. Zoals de Kune Group in beweging is (waar VeloA onderdeel van is), zo brengen we anderen ook graag in beweging. Daarom steunen we kleine ondernemers om van hun passie hun...


Verbeter de samenwerking met een app

Samenwerking tussen gemeenten verloopt geregeld moeizaam. Een van de belangrijke oorzaken daarvan is dat gemeenten andere prioriteiten hebben en deze lang niet altijd duidelijk zijn voor alle partijen. Voor een goede samenwerking is het juist essentieel om die prioriteiten inzichtelijk te hebben en daarin open te zijn naar elkaar. Voor een samenwerking tussen diverse gemeenten hebben VeloA, haar zusterbedrijf Exxellence Labs en het Staatshuys de handen ineengeslagen. Samen hebben zij een app ontwikkeld die ondersteunt bij het inzichtelijk maken van de prioriteiten van gemeenten.

Tijdens een programma van het Staatshuys gingen 12 burgemeesters aan de slag met hun samenwerking, hoe die samenwerking verbeterd kan worden door onder meer inzicht te krijgen in elkaar standpunten en prioriteiten. Met een app werden ze gedwongen het thema op een innovatieve manier te benaderen en gemeentelijke prioriteiten te benoemen. Daarnaast is de app gebruikt om de discussie aan te wakkeren over de gelijkwaardigheid tussen de gemeenten: in hoeverre hebben grote en kleine gemeente evenveel inspraak in een samenwerking? Op deze manier werd de discussie over de samenwerking naar een ander ‘level’ gebracht, kreeg men meer begrip voor elkaar en werd de eerste stap gezet in een verbeterde samenwerking.

Apps zijn tegenwoordig niet meer weg te denken. Ze worden echter vaak als doel ingezet, in plaats van als middel. Zo heeft de app, als middel, de burgemeesters inzicht gegeven door ze op een andere manier na te laten nadenken over samenwerking, en te anticiperen op de toekomstige invulling ervan. De burgemeesters kunnen nu verder op deze nieuwe weg van het verbeteren van de samenwerking. De app wordt in een volgende stap bovendien gebruikt om ook op andere niveau’s inzicht te geven in prioriteiten, bijvoorbeeld tussen college en de organisatie, want ook binnen gemeenten kunnen die van elkaar verschillen.

Samenwerking tussen gemeenten verloopt geregeld moeizaam. Een van de belangrijke oorzaken daarvan is dat gemeenten andere prioriteiten hebben en deze lang niet altijd duidelijk zijn voor alle...


Leiderschap is de kracht van het team

Hebben teams en organisaties nog wel een sterke leider nodig? Een sterke leider werd vroeger nog gezien als essentieel. Maar leiderschap hoort steeds meer ín het team. Daarvoor kijkt men steeds meer naar wat we kunnen leren van teams in andere omstandigheden, zoals sportteams en legereenheden, en hun ervaringen. Hoe ziet het leiderschap van teams van de toekomst eruit?

Afgelopen week kwam ik dit artikel tegen op LinkedIn: ‘Leadership: 12 lessons from the Navy SEALs’: een mooi en sprekend voorbeeld van hoe organisaties lessen kunnen trekken uit de krijgsmacht. Het artikel past daarbij in een trend van de laatste tijd, waarin er meer en meer naar de teams en leiderschap in de krijgsmacht wordt gekeken. Zo zijn er succesvolle boeken verschenen als ‘Turn the ship around!’ en ‘Teams door het vuur’. Begrijpelijk, aangezien deze teams onder moeilijke, soms levensbedreigende, situaties topprestaties moeten leveren.

Een aantal jaren geleden kregen sportteams nog diezelfde aandacht. Toen waren het de sportcoaches die veelvuldig advies gaven over teamvorming, leiderschap en ‘pieken’ op het juiste moment, waarbij dan soms ook de (enorme) druk van de buitenwacht meespeelt. Daarbij spreekt de sport natuurlijk ook tot de verbeelding.

Lessen voor organisaties

Hoe kunnen organisaties nu leren van deze teams? Een van de belangrijkste lessen is dat leiderschap in het hele team zit. Op het ‘moment suprême’ moet het team namelijk zelf de klus klaren en is de invloed van ‘de manager’ (bestaat die eigenlijk nog?), de legerleiding of de trainer/coach beperkt. In organisaties moet het team ook de klus klaren, maar wordt er vaak nog strak(ker) aangestuurd en in moeilijke of onbekende situaties wordt er gekeken naar de manager. De laatste jaren is met de implementatie van Agile, zelfsturende teams en het Rijnlandse model in organisaties wel steeds meer aandacht voor gedeeld leiderschap en verantwoordelijkheid.

Wanneer leiderschap in het (gehele) team zit, kan er snel worden ingespeeld op de situatie en kan men elkaar versterken. Het geheel van het team is immers meer dan de som der delen. Ander belangrijk punt is het ‘eigenaarschap’: dat de teamleden zich ook verantwoordelijk voelt voor de werkzaamheden of de doelen. Wanneer er sprake is van (gedeeld) eigenaarschap wordt er gehandeld en niet gekeken naar excuses. Er ontstaat een dynamiek dat het team de klus wil klaren ondanks de omstandigheden, zoals Hittelet ook in zijn LinkedIn-artikel aangeeft.

Creëer commitment

In een eerdere blog schreef ik al over ‘onzichtbaar leiderschap’. Dat wordt steeds belangrijker bij teams. De leider moet de kaders scheppen en zorgen dat het team een gemeenschappelijk doel (de ‘common purpose’) heeft. Dat gezamenlijke, diepgewortelde doel moet duidelijk zijn. Dat begint bij de dieperliggende intenties en waarden van de teamleden. Door die zoektocht ieder voor zich én met elkaar aan te gaan, kom je als team vanzelf bij de waarden en uitgangspunten die zorgen voor het gemeenschappelijke doel. Daarbij staat het gemeenschappelijke belang (natuurlijk) centraal.

Daarmee spreek je ook een commitment uit naar elkaar, want voor het gemeenschappelijke doel is wel ieders persoonlijke inzet (en dus commitment) nodig. Dat is ook benodigd voor discipline om te handelen binnen de gestelde kaders van het team. De leider moet ervoor zorgen dat het gemeenschappelijke doel en de kaders tot stand komen, waar het team zich aan committeert. Discipline zorgt namelijk voor vrijheid. Dat lijkt een paradox, maar het team moet juist binnen de kaders (waar het team nauw bij is betrokken) alle vrijheid hebben om de taken te kunnen uitvoeren. Zo kunnen ze bijvoorbeeld veel makkelijker inspelen op nieuwe en onverwachte situaties. Zoals Hittelet ook aangaf: hoe helderder de doelen en instructies zijn, hoe beter de teamleden in het veld in staat zijn beslissingen te nemen. 

Met name daar liggen de grootste lessen voor organisaties. Bij de implementatie van zelfsturende teams krijgen zij juist eerst veel vrijheid, maar wordt dit later ingekaderd doordat het toch niet past in de organisatie, wat vaak weer voor veel ruis en onduidelijkheid zorgt. Of worden juist (strakke) kaders van bovenaf opgelegd, zonder overleg of met weinig inbreng van het team. Daarnaast voelt het team dan vaak ook geen of onvoldoende eigenaarschap voor de werkzaamheden, waardoor er gekeken wordt naar excuses in plaats van het aanpakken van de werkzaamheden.

Schep de juiste voorwaarden

Als leider van het team doet u er dus goed aan ervoor te zorgen dat de kaders helder zijn waarbinnen het team kan opereren. Het stellen van die kaders moet wel in nauwe samenspraak met de teamleden gebeuren, zij zijn tenslotte de deskundigen en kennen het werkveld. Het team kan dan tijdig aangeven dat bepaalde kaders voor problemen zorgen, waardoor die helderder gesteld kunnen worden. Daarnaast dient u als leider en als lid van het team, te zorgen dat het gemeenschappelijke doel wordt geformuleerd, zodat het team ook toe kan werken naar dat (gedeeld) eigenaarschap. De groep collega’s zal daardoor (meer) een team worden.

Hoe zit dat in uw organisatie? Hoe geeft u zelf leiding aan uw team? Ik hoor graag van u hoe dit in uw team of organisatie speelt. En natuurlijk kijken we graag hoe u deze processen in gang kunt zetten binnen uw team(s). 

Hebben teams en organisaties nog wel een sterke leider nodig? Een sterke leider werd vroeger nog gezien als essentieel. Maar leiderschap hoort steeds meer ín het team. Daarvoor kijkt men steeds meer...


De zorg kent uitdagingen

Iedereen heeft met gezondheidszorg te maken, daarom willen we erover kunnen beslissen. In Nederland proberen we allemaal het beste uit de zorg te halen, maar daar moet wel de tijd, financiering en kennis voor zijn. Het valt dan ook zwaar als er berichten komen over bezuinigingen op de zorg. Met steeds minder middelen willen we meer bereiken. Continu zijn onderzoekers bezig om de zorg te verbeteren, daarbij maken ze gebruik van de nieuwste technologieën die het mogelijk maken om efficiënter te werken. Wat gaan deze ontwikkelingen en nieuwste technologieën betekenen voor u als inwoner, medewerker of ondernemer? De toekomst van de gezondheidszorg is niet te voorspellen, maar iedereen kan hier wel een idee over vormen.

De nieuwste technologieën veranderen onze wereld op het gebied van zorg. De ene na de andere ingrijpende ontwikkeling vindt plaats. Neem bijvoorbeeld de ontwikkeling van een app die ouderen moet gaan vergezellen. Een ingrijpend middel dat veel ouderen kan helpen om uit hun isolement te komen. Een technologische ontwikkeling kan dan de helpende hand zijn. Maar houden we bij deze ontwikkelingen wel de essentie van de gezondheidszorg vast? Komt efficiency niet boven de zorg te staan? Deze vragen zijn moeilijk te beantwoorden, want enerzijds willen organisaties werkzaamheden in de zorg vereenvoudigen en met minder financiële middelen meer bereiken. Anderzijds  moet er rekening worden gehouden dat niet alle werkzaamheden kunnen worden vervangen. 

Een ander voorbeeld van digitalisering in de zorg is de digitalisering in verzorgingstehuizen. Werkzaamheden van medewerkers worden gedeeltelijk vervangen door computers, waardoor het werk efficiënter wordt uitgevoerd. Als gevolg zijn er minder krachten nodig voor dezelfde handelingen. Kortom, een positief iets... Of niet? In verzorgingstehuizen komt eenzaamheid onder ouderen vaak voor. Vervanging van het personeel door systemen zorgt voor minder persoonlijk contact met ouderen. De vraag is dan of bijvoorbeeld een app voor ouderen deze leegte ook opvult. Kan een systeem daadwerkelijk mensen vervangen? Hoe dan ook, technologie en zorg zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Soms lijkt het alleen of technologie naïef wordt omarmd. Zou men meer bij de digitalisering stil moeten staan? De technologische ontwikkelingen op het gebied van de zorg zullen hoe dan ook blijven komen, de uitdaging is dan ook om ervoor te zorgen dat deze ontwikkelingen niet onmenselijk worden.

De zorg kent veel uitdagingen, maar met de huidige kennis en kunde kunnen we steeds meer uitdagingen aan. Hoe kun je als persoon, medewerker of ondernemer eraan bijdragen? Iedereen doet zijn of haar bijdrage op een andere manier. VeloA richt zich met name op overheidsinstanties, maar VeloA richt zich ook steeds meer op de zorgsector. Want waarom haar kennis alleen toepassen binnen gemeenten wanneer deze kennis ook gebruikt kan worden in andere sectoren?

VeloA heeft vanuit haar zusterbedrijf Exxellence veel kennis over ICT systemen en deze kennis wordt toegepast om ICT systemen voor de zorg te ontwikkelen. Als voorbeeld, VeloA houdt zich momenteel bezig met verschillende innovatieve projecten op het gebied van gezondheidszorg. Een van deze projecten is het project over hygiëne en infectiepreventie binnen ziekenhuizen. De ontwikkeling van een systeem tegen infecties helpt uiteindelijk om uitbraken van virussen te voorkomen. Zo investeert VeloA in nieuwe systemen om de processen in de zorgsector te vereenvoudigen. Bij de ontwikkeling van deze systemen staat het bevorderen van de kwaliteit van de zorg voorop. Het is belangrijk dat de juiste balans wordt gevonden tussen technologie, innovatie en het menselijke. Een uitdagende weg die bewandeld moet worden om tot een succes te komen voor de zorgsector.

Iedereen heeft met gezondheidszorg te maken, daarom willen we erover kunnen beslissen. In Nederland proberen we allemaal het beste uit de zorg te halen, maar daar moet wel de tijd, financiering en...


Cybercriminaliteit, ransomware en de AVG

Een actueel probleem is ransomware, waarbij complete pc’s of servers worden gegijzeld door informatie zodanig te versleutelen dat de oorspronkelijke data niet achterhaald kan worden. Met de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moeten de gevolgen van een eventuele datagijzeling worden beperkt of zelfs geheel worden tegengegaan, doordat persoonsgegevens beter worden beschermd..  

Vorig weekend nog, werd Q-park, één van de bekendste parkeergarages getroffen door een ransomware-aanval. Naast Q-park zijn diverse andere organisaties in verschillende landen het slachtoffer geworden van deze vorm van criminaliteit. Ransomware-aanvallen staan bekend om de versleuteling van gegevens die zijn opgeslagen op opslagstations. Het kan gaan om gijzelingen van computers, maar ook complete servers. Ransomware kan computers wereldwijd volledig plat leggen door bestanden op de harde schijf te versleutelen en zo onbruikbaar te maken. Deze vorm van cybercriminaliteit is populair door de bijna onkraakbare encryptie en de lastig te traceren virtuele valuta. Deze virtuele valuta moet worden betaald om toegang te krijgen tot de gegijzelde data. 

Op het eerste oog onschuldig

Ransomware wordt vaak binnengehaald met betrouwbaar lijkende mails. Vaak gaat het om vertaalde mails die zelfs zijn ondertekend. Op het eerste oog dus onschuldig. Deze mails bevatten echter gevaarlijke nepfacturen. Met een klik op de knop kun je niet meer bij je data. 

De gedachte dat een gemeente of overheidsinstantie slachtoffer kan worden is beangstigend. Gelukkig hebben veel gemeenten de nodige voorzorgsmaatregelen genomen om een hack te voorkomen. Maar kunnen overheidsinstanties de veiligheid van onze data nog wel garanderen? De nieuwe AVG is in ieder geval een goede stap in de juiste richting.

Datalekken en AVG

Eerder al publiceerden wij een blog over de meldplicht van datalekken en het zo belangrijke e-bewustzijn, dat eventuele datalekken zou kunnen voorkomen. Of wanneer onontkoombaar, het datalek zoveel mogelijk zou kunnen beperken. Naast de meldplicht van datalekken, die van kracht is sinds 1 januari 2016, komt er per 25 mei 2018 een extra wet met de invoering van de AVG. Deze verordening dient als bescherming tegen het lekken van waardevolle gegevens. Datalekken kunnen hiermee niet geheel worden voorkomen, maar de gevolgen ervan zouden er wel mee kunnen worden beperkt. Zo dienen bedrijven en organisaties transparant te zijn, mogen ze gegevens alleen voor het gestelde doel gebruiken en uitsluitend verzamelen wat noodzakelijk is. Daarbij moeten ze de juiste gegevens gebruiken, deze gegevens beschermen tegen toegang voor onbevoegden, verlies of vernietiging en de verantwoordelijke moet kunnen aantonen aan deze regels te voldoen. 

De invoering van deze wet vraagt om de nodige wijzigingen: zo worden basissystemen (kort)-cyclisch uitgebreid en verbeterd. Daarnaast moeten er afspraken worden gemaakt over hoe er met persoonsgegevens wordt omgegaan en is men bijvoorbeeld verplicht om een privacy impact assessment (PIA) uit te voeren: een instrument om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen. Al deze informatie moet bij ieder bedrijf te allen tijde klaarliggen. 

Privacygevoelige informatie beschermen

Zoals u zich kunt voorstellen brengt dit de nodige werkzaamheden met zich mee. Dat geldt niet alleen voor bedrijven, maar ook voor andere organisaties, zoals de overheid en gemeenten. Ook zij beschikken over veel privacygevoelige informatie. Een juiste omgang met deze informatie en bescherming van deze gegevens is daarom erg belangrijk. 

De recente gebeurtenissen geven het belang weer van organisaties die op een correcte wijze omgaan met data en het naleven van de nieuwe AVG. In een komend blog gaan we dieper in op dit onderwerp en de gevolgen van de AVG voor overheidsinstanties.

Cybercriminaliteit is een vaker voorkomend fenomeen. Ook overheden moeten zich ertegen wapenen.


Nieuwe kansen grijpen met oog voor de mens

Een juiste afstemming tussen mens, structuur en ICT: dat is mijn drijfveer. Als nieuwe adviseur bij VeloA ga ik me de komende tijd dan ook bezighouden met het vinden van die optimale afstemming, zodat een organisatie goed kan functioneren en projecten succesvol kan afronden. 

Tijdens mijn opleiding en stages ben ik geregeld in aanraking gekomen met ICT-gerelateerde projecten. Door digitalisering en nieuwe mogelijkheden die daardoor ontstaan, investeren organisaties in nieuwe systemen om zo bijvoorbeeld efficiënter en betere diensten te leveren aan hun inwoners. Binnen deze projecten ligt de focus vaak op ICT en verdwijnt het menselijke aspect nogal eens naar de achtergrond. 

Goed functioneren

Een juiste afstemming tussen mens, structuur en ICT is essentieel voor een goed functionerende organisatie en het succesvol afronden van projecten. Daar geloof ik in als persoon, maar als organisatie zet VeloA zich daar ook voor in. Alle componenten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden, ze vullen elkaar aan, maar kunnen ook niet zonder elkaar functioneren. 

Ik kan me goed vinden in de nuchterheid en laagdrempeligheid van VeloA als organisatie. Dat zorgt voor een ontzettend prettige werksfeer en dat resulteert weer in goede dienstverlening voor overheidsorganisaties. In beide eigenschappen herken ik ook mezelf, daarnaast werk ik hard en perfectionistisch. U zult het merken als u mij spreekt. Ik ondersteun en adviseer collega’s en overheidsorganisaties namelijk graag. 

Big data 

Binnen het team van VeloA richt ik me met name op het domein Business Intelligence (BI). Overheden beschikken veelal over grote hoeveelheden beschikbare data. Deze data hebben ontzettend veel potentie om ingezet te worden om de dienstverlening voor inwoners te verbeteren. ICT is hier een heel belangrijk component. De ‘big data’ moeten worden gestroomlijnd en geanalyseerd. Vervolgens is het de taak van de medewerker om actief te sturen op deze analyses. Hier komt dan ook de samenhang tussen mens, structuur en ICT weer terug. Zonder deze balans is het onmogelijk voor overheidsinstanties om resultaat te behalen met de inzet van data. 

Ik ga graag met u het gesprek aan over hoe u BI kan inzetten om de dienstverlening voor inwoners te verbeteren. Hier ligt de nadruk ook op het vinden van de juiste balans tussen mens, structuur en ICT.

Een juiste afstemming tussen mens, structuur en ICT: dat is mijn drijfveer. Als nieuwe adviseur bij VeloA ga ik me de komende tijd dan ook bezighouden met het vinden van die optimale afstemming,...


Gevolgen van de AVG voor overheidsinstanties

Privacy is steeds belangrijker. Om die te waarborgen gaat per 25 mei 2018 de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in, die de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangt. Over iets minder dan een jaar moeten organisaties die persoonsgegevens gebruiken werken conform de nieuwe wet.

De nieuwe AVG kent wat veranderingen ten opzichte van de Wbp. Omdat deze veranderingen in een relatief korte tijd moeten worden uitgevoerd, namelijk per 25 mei 2018, is de noodzaak tot verandering steeds groter. 

De AVG heeft als doel het waarborgen van de privacy van persoonsgegevens. Organisaties die verantwoordelijk zijn voor het verwerken van persoonsgegevens vallen onder de AVG. In grote lijnen richt de verordening zich met name op: 

  • versterking en uitbreiding van privacy rechten;
  • grotere verantwoordingsplicht voor organisaties;
  • bevoegdheden voor alle Europese toezichthouders.

Voor overheidsinstanties vergt dat enkele veranderingen, aangezien zij dagelijks persoonsgegevens verwerken en dus volop te maken krijgen met de nieuwe verordening.

Grotere verantwoordingsplicht

Allereerst is in de AVG de verantwoordingsplicht van overheidsinstanties vergroot. Overheidsinstanties moeten zelf aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens overeenstemt met de vereisten in de AVG. Dit betekent voor uw organisatie dat u door middel van documenten moet kunnen aantonen dat u voldoet aan de nieuwe verordening. Eén van de onderdelen is dat uw organisatie de verwerking van gegevens volledig documenteert, door verwerkingsprocessen te administreren. In deze documenten moet u vastleggen welke gegevens zijn verwerkt, met welk doel, de grondslag van de gegevens, hoe lang deze bewaard worden en met wie u deze gegevens deelt. Om te kunnen voldoen aan deze verantwoordingsplicht is het belangrijk uw processen aan te passen en een systeem te implementeren die de verwerking van gegevens documenteert. Hierbij wordt veelal gesproken over de uitgangspunten ‘privacy by design’ en ‘privacy by default’. Dit houdt in dat technische en organisatorische maatregelen moeten worden genomen, gedurende het gehele proces van het verwerken van persoonsgegevens. Zowel bij het (her)inrichten van processen en systemen (‘privacy by design’) als tijdens het verwerken zelf, bijvoorbeeld door medewerkers (‘privacy by default’). 

Meer rechten voor de inwoner

Naast de grotere verantwoordingsplicht voor overheidsinstanties, krijgt de inwoner vergeleken met de huidige Wbp meer rechten, onder andere:

  • recht op toestemming;
  • transparantiebeginsel;
  • recht van vergetelheid;
  • recht op dataportabiliteit.

Het recht op toestemming is van toepassing als u geen wettelijke grondslag heeft voor het verwerken van persoonsgegevens. In dat geval dient u toestemming te vragen aan de inwoner. Hierbij moet u kunnen aantonen dat de inwoner toestemming heeft gegeven, het verzoek aanbieden in een begrijpelijke vorm, de inwoner moet een actieve handeling uitvoeren en de toestemming moet te allen tijde kunnen worden ingetrokken. 

Het transparantiebeginsel houdt in dat de inwoner informatie krijgt, zoals de periode waarvoor gegevens worden opgeslagen, het doel, de rechten van de inwoner en de bron. De AVG voorziet hier in een gestandaardiseerde aanpak (gebruik van pictogrammen) die u kunt gebruiken om inwoners te informeren over het gebruik van persoonsgegevens. 

Het recht van vergetelheid betekent dat de inwoner het recht heeft om persoonsgegevens te laten verwijderen, met uitzondering van gegevens op basis van wettelijke grondslagen. De wet kan gebruikt worden als de gegevens niet meer nodig zijn, de inwoner de toestemming intrekt en bij onrechtmatige verwerking en het overschrijven van wettelijke bewaartermijn. Als het recht van vergetelheid geldt, verwijdert u de gegevens van de desbetreffende persoon zo snel mogelijk. 

Tot slot het recht op dataportabiliteit. Dit houdt in dat inwoners kunnen verzoeken persoonsgegevens te ontvangen die uw organisatie van hen heeft. Inwoners kunnen deze gegevens vervolgens opslaan, of zelf gebruiken. Zo’n aanvraag persoonsgegevens moet dan in een leesbaar en gestructureerd formaat verstrekt kunnen worden. 

Functionaris gegevensbescherming

Een controle op het toepassen en naleven van de AVG wordt onder andere gewaarborgd door het verplicht aanstellen van een functionaris gegevensbescherming. De Wbp gaf organisaties al de mogelijkheid om een functionaris gegevensbescherming aan te stellen. De AVG gaat een stap verder, deze verplicht overheidsinstanties en publieke organisaties om een functionaris gegevensbescherming aan te stellen. Deze functionaris houdt toezicht op de toepassing en naleving van de AVG, waarbij diegene kennis dient te hebben van zowel de nationale als de Europese wetgeving op gebied van gegevensbescherming en de IT-systemen binnen uw organisatie. Daarnaast draagt u als organisatie zorg dat deze functionaris onafhankelijk is en onafhankelijk het werk uitvoert. 

Meldplicht datalekken

Toch leidt een functionaris gegevensbescherming en correcte naleving van de AVG niet in alle gevallen tot het waarborgen van de privacy van persoonsgegevens. In onze vorige blog schreven we over cybercriminaliteit en ransomware-aanvallen, die kunnen leiden tot een datalek. Een datalek is de getroffen organisatie verplicht te melden. Deze meldplicht is ook opgenomen in de AVG. In beide gevallen dienen organisaties binnen 72 uur de Autoriteit Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een datalek dat een aanzienlijke kans op, of ernstige gevolgen kan hebben voor de bescherming van persoonsgegevens. Het niet naleven van deze melding of andere wetten uit de AVG kan een boete van maximaal 10 miljoen euro als gevolg hebben. 

Juiste balans tussen processen, systemen en mensen

De hoogte van deze boetes geven weer hoe belangrijk de bescherming van persoonsgegevens is. Voor uw organisatie is het daarom ook noodzakelijk om zo snel mogelijk te voldoen aan de vereisten van de AVG, om zo de privacy van persoonsgegevens optimaal te waarborgen. De  aangescherpte regels vereisen dat er een juiste balans wordt gevonden tussen processen, systemen en mensen. Bent u nog niet begonnen, of al enigszins op weg, dan kunnen wij u daarbij ondersteunen door uw organisatie en processen zo in te richten dat u 25 mei 2018 met vertrouwen tegemoet ziet!

Over iets minder dan een jaar moeten organisaties die persoonsgegevens gebruiken werken conform de nieuwe wet.


Data in het zorgdomein: sociaal sturen!

Kort geleden barstte er een grote discussie los over de uitgaven van gemeenten in het sociaal domein, en dan voornamelijk over het gebrek aan uitgaven. Gebleken is namelijk dat over de gehele linie gezien er ‘geld op de plank is blijven liggen’. Met de decentralisatie van meerdere zorgtaken richting de gemeente is ook de verantwoordingsplicht verschoven naar deze eerste bestuurslaag. De participatiewet, de wet maatschappelijke ondersteuning en de jeugdwet worden inmiddels door gemeenten van concrete invulling voorzien. Hiervoor krijgen zij middelen vanuit het Rijk. 

In eerste instantie gingen er geluiden op dat gemeenten hier niet altijd de juiste expertise voor in huis hebben. Ook werd erop gewezen dat het budget dat zij ontvangen voor deze taken niet afdoende was om hier een goede invulling aan te geven. Nu de stofwolken enigszins zijn neergedaald en de balans is opgemaakt, is gebleken dat er in sommige gevallen meer budget gereserveerd was dan de gemeenten hiervoor hebben gebruikt. Zo rekende het CBS uit dat er een overschot is ontstaan van 1,2 miljard bij gemeenten. Dat leidde vervolgens tot verontwaardiging vanuit inwoners die hulpbehoevend zijn, en organisaties die zich sterk maken voor deze doelgroep. 

Reserves opbouwen

Na de publicatie van het CBS is echter ook een tegengeluid ingebracht door ervaringsdeskundigen uit de praktijk. Het sociaal domein is namelijk de grootste uitgavenpost van de gemeente. Om zeker te zijn van structurele waarborging van de plicht die de gemeente in deze sector heeft, moet voorzichtig worden omgesprongen met de middelen die zij tot haar beschikking heeft. Met andere woorden, het opbouwen van een reserve voor toekomstige uitgaven getuigt juist van verantwoord besturen. Dit is natuurlijk iets anders dan simpelweg besparen op zorgtaken of het oppotten van geld. Bovendien is het beeld niet overal hetzelfde. Er zijn namelijk ook gemeentes die hebben voorberekend dat zij, nu en in de toekomst, afstevenen op een tekort in dit belangrijke domein. 

Breder data inzetten

De vraag die nu steeds actueler wordt is dan ook: Hoe zorgt de gemeente er enerzijds voor dat zij anticipeert op toekomstige uitgaven en anderzijds dat zij de middelen die ze heeft zo volledig mogelijk inzet om te voldoen aan de zorgbehoefte van haar inwoners. Om te voorkomen dat bij het aankomend financiële jaar dezelfde discussie losbarst pleiten wij voor een bredere inzet van data. Door alle gegevens die de gemeente al ‘in huis’ heeft te combineren, kan nauwkeurig worden geëxtrapoleerd naar de toekomst. 

De gegevens staan in de praktijk echter vaak in verschillende systemen die niet altijd aan elkaar gekoppeld zijn. Juist door data uit verschillende applicaties, en de verschillende afdelingen te combineren, wordt overzicht en inzicht gegeven in de voortgang. Door de inzet van een ‘BI tool’, een klein stukje software, wordt de harde data op een slimme manier vertaald naar eenvoudig te interpreteren dashboards met visuele weergaves. Vervolgens kan, gedurende het jaar, gericht worden gestuurd op de bedrijfsvoering. 

Net dat beetje meer

Als bijvoorbeeld blijkt dat er veel minder middelen worden gebruikt dan oorspronkelijk begroot, kan dit direct een vertaling krijgen naar de beleidsvrijheid die de gemeente heeft om net dat beetje meer te doen voor de inwoner die daaraan behoefte heeft. Of om net dat extra gesprek te voeren aan de keukentafel om te kunnen peilen of de zorgvraag in het afgelopen jaar is veranderd. De andere kant op is ook van belang: als er een tekort dreigt te ontstaan kan hierop tijdig worden geanticipeerd waardoor mogelijke reserves worden aangesproken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit die geleverd wordt. 

Het combineren van gegevens binnen verschillende afdelingen van een gemeente is een privacygevoelige aangelegenheid. Bij het combineren van persoonsgegevens moet bovendien worden voldaan aan steeds strenger wordende eisen. Zo schreven we de vorige keer al over de komst van de Europese regelgeving op dit gebied. Wij adviseren graag over sturingsinformatie en nemen vanuit onze ervaring de randvoorwaarden mee die in de wettelijke kaders zijn vastgesteld. Zo kunt u sturen in het sociaal domein!

Kort geleden barstte er een grote discussie los over de uitgaven van gemeenten in het sociaal domein, en dan voornamelijk over het gebrek aan uitgaven. Gebleken is namelijk dat over de gehele linie...


Belasting overnemen van een andere gemeente is ‘best pittig’

Nils van Santen, manager Belastingen uit Ede vertelt. “Met een aftrapbijeenkomst bepaalden we samen hoe we de samenwerking vorm ging krijgen. Daniël en Marten brachten alles in kaart, en deden een stukje verwachtingsmanagement: klopt het ook allemaal?” Dat was in de zomer van 2016. En er moest ook snel iets gebeuren, want per 1 januari 2017 moest alles over zijn. Vanaf dan moest Ede ook daadwerkelijk de belastingaanslagen voor Rhenen gaan opleggen. “De automatisering had dus de hoogste prioriteit. Dat was best pittig.” Ze vonden een softwareleverancier die het binnen 15 dagen kon doen. En dat alles met begeleiding van de VeloA-adviseurs.

Van grof naar fijn

Overal werd over nagedacht. “Je gaat van grof naar fijn, en je kijkt naar de praktische problemen waar je tegenaan kunt lopen.” Zo werd nagegaan of wel alle belastingen mee waren genomen. “Bijvoorbeeld de toeristenbelasting en reclamebelasting. Daar hadden we, in eerste instantie, nog onvoldoende over nagedacht.”

Een ander belangrijk punt waren de bevolkingsmutaties. Die bleven gewoon in Rhenen, maar moesten ook in Ede verwerkt kunnen worden voor de belastingaanslagen. Best een lastig punt, want daarvoor zijn diverse koppelingen nodig van de systemen. “We liepen vooral tegen problemen aan met de privacy van inwoners. Daniël en Marten hebben daarom een tijdelijke bypass ontwikkeld. Ze kijken even verder dan hun neus lang is.”

Draagvlak

Naast de automatisering waren ook de medewerkers een belangrijke factor in het overgangsproces. “Er zijn diverse werkgroepen gemaakt met de deskundige collega’s van Rhenen en van Ede. Zo creëer je draagvlak. Tegen de medewerkers van Ede hebben we ook gezegd: wees kritisch. Bijvoorbeeld over praktische operationele zaken, wat is handig? Daar hebben ze ook behoorlijk wat in bijgedragen.”

En ook naar inwoners moest er gecommuniceerd worden. “Per brief hebben we ze geïnformeerd, met bovenaan de brief het logo van zowel Rhenen als Ede.” Volgens Nils is de overgang heel soepel gegaan. “We hebben nog helemaal geen klachten gehad van inwoners.”

Mooie tandem

Dat is voor een groot deel te danken aan VeloA, zegt hij. “Marten en Daniël vormden een mooie tandem, ze hebben het vanaf het begin welvarend opgepakt. VeloA kenmerkt zich door korte lijntjes en oplossingsgericht denken. Ze hebben ons ontzorgd en ontlast, ook richting de leveranciers. Als we ooit nog met een gemeente gaan samenwerken, dan schakelen we ze zeker weer in.”

Het overhevelen van belastingen naar een andere gemeente is een hele klus. In Ede weten ze daar alles van: ze namen de belastingtaken van de gemeente Rhenen over. Daarbij kregen ze ondersteuning van...


Frederik Kroekenstoel is nieuw

Het publieke domein is onderhevig aan veel veranderingen, waardoor complexe vraagstukken ontstaan. Als nieuwe consultant ben ik meer dan gemotiveerd om onderdeel te zijn van de oplossingen waar deze veranderingen om vragen. Met de laagdrempelige aanpak van VeloA, waarbij veel aandacht wordt besteed aan uw wensen en behoeftes, wordt de verandering zo goed mogelijk doorlopen.

VeloA en ik

VeloA ondersteunt gemeenten, waterschappen en andere publieke organisaties tijdens veranderingen. Door het ondersteunende, laagdrempelige en evenwichtige karakter dat VeloA aan haar adviserende rol geeft, ligt de rol dicht bij mijn eigen persoonlijkheid. Hierdoor hoop ik de werkwijze snel eigen te maken.

Mens centraal

De afgelopen jaren heb ik mezelf tijdens mijn opleiding en stages kunnen ontwikkelen op het gebied van advies. Hierbij heb ik samengewerkt met diverse partijen van verschillende niveaus. Ik heb geprobeerd de structuur, maar ook de mens centraal te stellen. Het belang hiervan is perfect uitgedrukt in het volgende citaat.

“The world as we have created it is a process of our thinking. It cannot be changed without changing our thinking.”

Door goede begeleiding en een duwtje in de juiste richting kan een veranderproces, zoals beschreven in het citaat, succesvol doorlopen worden. De mens speelt daarbij een erg belangrijke rol. De werknemer is immers de kracht en zal de verandering het meest ervaren. VeloA biedt hierbij kansen voor uw organisatie. Als frisse wind kunnen we vanuit een ander perspectief met u aan het doel werken. Wanneer men open staat voor verandering is ontzettend veel te bereiken.

Toekomstige samenwerking

Als junior consultant bij VeloA ondersteun ik bij organisatieveranderingen, en op basis daarvan formuleer ik een advies. Daarbij probeer ik zo veel mogelijk ervaring op te doen. Naar mijn mening is het namelijk belangrijk de verschillende organisaties, culturen en mensen te leren kennen. Op deze manier ontdek ik de kansen en wensen die niet altijd herkenbaar zijn. Wij zien dit als een benodigd tandwiel om een voortbewegingsmechanisme, zoals uw organisatie, op gang te brengen.

Het publieke domein is onderhevig aan veel veranderingen, waardoor complexe vraagstukken ontstaan. Als nieuwe consultant ben ik meer dan gemotiveerd om onderdeel te zijn van de oplossingen waar deze...


De mens blijft de zwakste schakel

Hoe zwaar je de ICT-systemen ook beveiligt, in elke organisatie zijn datalekken mogelijk. Weet u bijvoorbeeld wat er gebeurt als u wegloopt van uw computer…? 

Is het met honderd procent zekerheid te zeggen dat de privacygevoelige informatie op uw computer veilig is? Waarschijnlijk niet, want dat is haast onmogelijk. Het blijft immers mensenwerk. Maar u kunt er wel wat aan doen om data zo veilig mogelijk te houden. Want dat dat nodig is, blijkt wel uit de bekende ransomware-aanvallen van de afgelopen tijd…

Eerder publiceerden wij twee blogs over dataveiligheid en informatiebeveiliging, waarbij de eerste blog ging over cybercriminaliteit en ransomware-aanvallen, terwijl de tweede blog meer gericht was op de gevolgen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor overheidsinstanties. Het is algemeen bekend dat data steeds meer gebruikt, maar ook misbruikt wordt. Men weet op een steeds slinksere wijze toegang te krijgen tot data van anderen. 

Menselijk handelen

Met ICT-systemen, procedures en richtlijnen proberen wij, als werkende gemeenschap, data zo goed mogelijk te beveiligen en de gevolgen van datalekken te beperken. Toch is er een belangrijk punt dat we vaak uit het oog verliezen: het menselijk handelen. 

We kunnen als bedrijf of overheidsorganisatie onze data nog zo goed beschermen tegen externe bedreigingen, maar wanneer de interne beveiliging over het hoofd wordt gezien ontstaan er zwakke plekken, juist daar waar het niet wordt verwacht. Een simpel voorbeeld is dat de computer vaak onbeheerd en niet vergrendeld wordt achtergelaten als men even koffie gaat halen, het toilet bezoekt of naar een vergadering gaat. Hierdoor heeft iedereen toegang tot alle gegevens waar u ook toegang toe heeft. 

Kwestie van vertrouwen

Natuurlijk vertrouwt u uw collega’s, maar weet u zeker dat er niemand van buiten bij uw computer kan komen? Kwestie van vertrouwen is een vaak gehoorde reactie wanneer mensen worden geconfronteerd met onverantwoord gedrag. Het gaat in deze situatie niet altijd om vertrouwen, maar om het feit dat privacygevoelige informatie toegankelijk is voor mensen die daar geen bevoegdheid voor hebben. 

Het hoeft natuurlijk niet altijd expres te gebeuren, maar wanneer iemand denkt even snel wat op te zoeken en hij of zij per ongeluk iets verwijdert, ben jij wel diegene op wiens account de data is verdwenen of verwijderd of van waar gegevens die niet openbaar horen te komen zijn verstuurd. Datalekken hoeven dus niet altijd te maken te hebben met cybercriminelen die zichzelf toegang verschaffen tot de gegevens van buitenaf. Nee, het gevaar is soms zelfs dichterbij dan je zou denken. 

Interne dataveiligheid

Het niet vergrendelen van computers tijdens onbewaakte uren is zomaar een voorbeeld, er zijn tal van andere voorbeelden te bedenken die over interne dataveiligheid gaan, waar vaak niet bij stil wordt gestaan omdat het simpele zaken betreffen. Zo hebben medewerkers vaak toegang tot gegevens waar ze niks mee hoeven te doen, worden vertrouwelijke gegevens op (flex-)bureaus of printers achtergelaten, wordt er gepraat over vertrouwelijke gegevens of worden personen binnengelaten die niet in het gebouw thuishoren. Dit lijken op het eerste oog ‘onschuldige’ zaken, totdat het een keer mis gaat. 

Een interne waarschuwing over deze manier van verantwoordelijkheid is erg belangrijk, waarbij het schrikeffect de eerste keer kan zorgen voor een grotere bewustwording. Zo zou uw organisatie ervoor kunnen kiezen om een nepmail met een link dat zogenaamd een virus bevat te kunnen versturen en te monitoren hoeveel van uw medewerkers nou eigenlijk die mail openen en hoeveel van die medewerkers ook nog eens daadwerkelijk deze link aanklikken. Vervolgens de medewerkers confronteren met de waargenomen zaken kan voor het gewenste schrikeffect zorgen. 

Alerter

Deze bewustwording zorgt er ook voor dat u als medewerker de volgende keer alerter bent, zowel tijdens eigen werkzaamheden, als bij klanten of andere relaties. Het onbewuste handelen van de mens zorgt vaak voor onvoorziene risico’s en gevaren. Alles kan extern en intern nog zo goed beveiligd zijn, maar het niet bewustzijn van de simpele gevaren van binnenuit, maakt dat je als bedrijf of overheidsorganisatie erg kwetsbaar bent en blijft als daar niks aan wordt veranderd. De (onbewuste) mens blijft immers de zwakste schakel… 

Hoe zwaar je de ICT-systemen ook beveiligt, in elke organisatie zijn datalekken mogelijk. Weet u bijvoorbeeld wat er gebeurt als u wegloopt van uw computer…?  Is het met honderd procent...


Vertraag je tijd en actieve rust

De zomer is een moment om alle druk(te) van werk en dagelijks leven achter ons te laten en te ontspannen. Tijd om tot rust en tot jezelf te komen. Uit de dagelijkse sleur en uit onze omgeving. 

Mijn vader vertelde een aantal weken geleden een verhaal, wat meer een (onbedoelde) les voor mij was, voor mijn leven en loopbaan. Een les die ik graag deel:

"Er was een ontwikkelingswerker, die werkte in de binnenlanden, de rimboe, van Brazilië. Hij moest naar de provinciehoofdstad, een reis van vijf dagen met de auto. Een indiaan uit een lokale stam was ernstig ziek en hij kon alleen geholpen worden in het ziekenhuis van die provinciehoofdstad. De ontwikkelingswerker nam de indiaan mee in zijn auto naar de stad voor deze vijfdaagse reis. Toen ze twee dagen onderweg waren zei de indiaan plotseling: "Ik stop hier, rijd jij maar verder." Waarop de ontwikkelingswerker zei: "maar je moet zo snel mogelijk geholpen worden, je moet door." Toen zei de indiaan: "Ik ben hier wel, maar mijn ziel nog niet. Ik moet wachten tot mijn ziel hier ook is."

"In deze tijd: Wij rennen, draven en vliegen, maar onze ziel gaat te voet. Als we te voet gaan, op eigen benen, komen we bij ons eigen ritme van wandelen, horen we onze eigen ademhaling en voelen onze eigen hartslag. Dan komen we tot onszelf en komen er vragen naar boven over ons leven en onze toekomst. Komen we tot onszelf en bij onszelf!"

Vertraagde tijd

Een pas op de plaats maken doen we vaak alleen in de vakanties, om daarbuiten maar door te (kunnen) gaan. Maar hoe vaak nemen wij in het ‘normale’ leven de tijd om rust te pakken en na te denken over waar we staan en daar waar we graag naar toe zouden willen? Tijd voor jezelf nemen, ook in de hectiek van het dagelijks leven, blijkt lastiger dan gedacht. Tijd om bij jezelf stil te staan en te reflecteren, ook wel vertraagde tijd genoemd. 

Dat geldt niet alleen voor individuen, maar zeker ook voor teams en organisaties. Ook zij denderen maar door en ‘jutten’ elkaar soms op. Hoe vaak gaat u als team niet op in de druk(te) van de werkzaamheden? Ook dan moet je af en toe gezamenlijk op de rem trappen om in alle rust te kijken of je nog met de juiste dingen bezig bent en waar je uiteindelijk naartoe wil. Vragen die meestal niet gesteld worden in de dagelijkse drukte. 

Natuurlijk hebben we de teamuitjes, vakantiebbq’s, kerstborrels etc., maar deze zijn vaak ‘alleen’ leuk en gezellig. Hoe vaak sta je als team nu stil bij de huidige situatie en daar waar het team naar toe wil? Inhoudelijk zal het soms gebeuren binnen de dagelijkse ‘gang van zaken’, maar probeer juist los te komen van deze dagelijkse gang. Kom gezamenlijk tot rust op een andere locatie, om zo klaar te zijn om een goede volgende stap te zetten.

Bewuste & actieve rust

Rust betekent niet alleen in een hangmat liggen en niks doen, hoe fijn dat ook is. Actieve rust is ook rust! Onderzoek heeft aangetoond dat juist de geest en het lichaam herstellen door actieve rust. De Amerikaan Alex Pang beschrijft in zijn boek (zie: interview met hem) Rust in Uitvoering dat ‘rust niet alleen een fysieke noodzaak is, we moeten het gaan zien als een kans, als iets dat onze creativiteit bevordert’. Juist door rust te pakken worden we creatiever. Het is de balans tussen actieve rust en de dagelijkse drukte die ervoor zorgt dat bewuste (actieve) rust bijdraagt aan je productiviteit.

En eerlijk, het lukt mij lang niet altijd om de vertraagde tijd te pakken. Hoe graag ik ook zou willen, want ja… Ook ik vind mijn sociale leven met vrienden en familie belangrijk. Het sporten is mijn actieve rust. Daar kies ik bewust voor omdat dat ook de momenten zijn waarbij ik zaken van mij af kan zetten, mijn hoofd leeg kan maken en aan niks anders hoef te denken. De versnelde tijd met haar eisen en verwachtingen blijft ervoor zorgen dat de vertraagde tijd moeilijk te bereiken is. Dan moet je soms toch echt zelf hard op de rem trappen, om rustig te voet te gaan zodat je weer in je eigen ritme komt. 

Als team of organisatie moet je de momenten van rust vinden om te herijken en klaar te zijn voor de volgende stap(pen), rust vinden om eens onverdeelde aandacht te hebben voor elkaar. Maar begin bij jezelf, kies als persoon bewust de momenten om (actief) tot rust te komen. Dit draagt immers ook bij aan het leidinggeven, de teamprestatie en de (ontwikkeling van de) organisatie! 

De zomer is een moment om alle druk(te) van werk en dagelijks leven achter ons te laten en te ontspannen. Tijd om tot rust en tot jezelf te komen. Uit de dagelijkse sleur en uit onze...


Kan het efficiënter? Ja.

‘Kunnen woningcorporaties efficiënter en effectiever werken om de administratieve lastendruk te verlagen?’ is de vraag waar ik mij op heb gefocust tijdens mijn afstudeerstage bij VeloA. Het antwoord hierop is ja. In dit blog beschrijf ik de bevindingen uit mijn afstudeeronderzoek.

Door allerlei ontwikkelingen binnen de corporatiesector hebben de corporaties de afgelopen jaren veel op hun bordje gekregen. Eén daarvan is de vernieuwde Woningwet die per 1 juni 2015 is ingegaan. Als gevolg hiervan is het toezicht op de woningcorporaties een stuk strikter geworden en moeten de corporaties veel verantwoorden richting de Autoriteit wonen. De totstandkoming van deze rapportages kost logischerwijs veel tijd en geld.

Om een beter beeld te krijgen van dit probleem heb ik tijdens mijn afstudeerstage de jaarverslagen van woningcorporaties bestudeerd en heb ik medewerkers van verschillende woningcorporaties geïnterviewd. Daaruit is gebleken dat de Woningwet voor meer duidelijkheid zorgt over het bestaansrecht van de woningcorporaties. Daarentegen neemt met deze wet de administratieve lastendruk enorm toe, terwijl woningcorporaties in voorgaande jaren hun bedrijfslasten juist hebben geprobeerd terug te dringen door bijvoorbeeld te snijden in het personeelsbestand. Door de Woningwet moeten zij nu meer taken uitvoeren met minder mensen. Het snijden in het personeelsbestand en de toename van taken als gevolg van de Woningwet zorgen ervoor dat de lastendruk toeneemt.

Ook de digitalisering speelt een steeds grotere rol binnen de corporatiesector. Corporaties beschikken over veel gegevens die zij gebruiken voor het uitvoeren van hun taken. Uit mijn afstudeeronderzoek is gebleken dat hier nog enkele verbeterslagen in zijn te behalen.

Samen met VeloA heb ik mogelijkheden onderzocht om corporaties te kunnen ondersteunen en adviseren op de weg naar het efficiënter en effectiever werken, waardoor de toegenomen administratieve lastendruk gedeeltelijk kan worden weggenomen. Door de extra taken die voortvloeien uit de vernieuwde Woningwet is de administratieve lastendruk namelijk gestegen.

In combinatie met het terugdringen van het personeelsbestand dat eerder is gebeurd, moet men meer met minder middelen voor elkaar krijgen. Woningcorporaties zijn daardoor genoodzaakt om de administratieve lasten terug te dringen, processen beter te laten verlopen en informatie goed te laten doorstromen. Al met al dienen processen efficiënter te worden ingericht en dient men effectiever te werken om een goed resultaat voor elkaar te krijgen. De stijging in administratieve lastendruk biedt daardoor dus volop kansen voor een organisatie als VeloA. Door een juiste toepassing van de digitale ontwikkelingen binnen woningcorporaties, levert dit een bijdrage aan het efficiënter en effectiever inrichten van de administratieve processen om zo de administratieve lastendruk bij woningcorporaties te verlichten. We leven in een tijd waarin de digitale ontwikkelingen zich in rap tempo opvolgen. Deze digitale ontwikkelingen zorgen ervoor dat corporatiemedewerkers hun taken sneller en effectiever uit kunnen voeren.

Dominique Kleinsman

 

 

‘Kunnen woningcorporaties efficiënter en effectiever werken om de administratieve lastendruk te verlagen?’ is de vraag waar ik mij op heb gefocust tijdens mijn afstudeerstage bij VeloA. Het antwoord...


Overheid: vier je (ICT) successen

Begin juli werd het project Basisregistratie Personen (BRP) stopgezet door Minister Plasterk. Een project voor de implementatie van het registratiesysteem voor de persoonsgegevens van alle inwoners van Nederland. Toen bleek dat het project BRP 33 maanden vertraagd was en er nog eens 50 miljoen nodig was om het BRP-systeem te implementeren is het programma gestopt, een verspilling van 90 miljoen euro.

Dit is een concreet voorbeeld van een (ICT-)project bij de overheid dat niet succesvol is afgerond. Meer dan één derde (36%) van grote ICT-projecten bij de overheid mislukt, dit zijn projecten met een budget van € 7,5 miljoen of meer, aldus Tweakers.net. Bij 57% van de projecten zijn andere problemen zichtbaar, die ervoor zorgen dat de tijdsplanning en budget worden overschreden. Geschat wordt dat er binnen de overheid elk jaar tussen de € 1 à 5 miljard wordt verspild aan ICT-projecten. Hoe komt dat toch?

Een parlementair onderzoek naar ICT projecten bij de overheid concludeerde ook dat de overheid haar ICT projecten niet op orde heeft. Een gebrekkige verantwoordings- en besluitstructuur, onvoldoende ICT-kennis, zwak projectmanagement en geen inzicht in kosten en baten werden genoemd als mogelijke oorzaken. Naar aanleiding van dit onderzoek is het BIT (Bureau ICT-toetsing) opgericht. Zij beoordelen de risico’s en slagingskansen van ICT-projecten van meer dan vijf miljoen euro binnen de overheid. In een evaluatie van het BIT werd geconcludeerd dat het een effectief toetsings- en sturingsinstrument is.

Een ander groot (ICT-) project binnen de overheid is de Omgevingswet, met het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Dit hangt samen met de herstructurering van alle wet- en regelgeving over de fysieke leefomgeving: de nieuwe Omgevingswet. Het DSO ondersteunt burgers en bedrijven digitaal bij hun activiteiten binnen de fysieke leefomgeving, zoals bijvoorbeeld een vergunningaanvraag. Daarnaast ondersteunt het DSO overheden bij het uitvoeren van hun processen zoals het toetsen van een vergunningaanvraag. Zowel burgers, bedrijven als het bevoegd gezag maken dus gebruik van het DSO. Het is een nieuwe kans voor de Rijksoverheid om een project wel succesvol te laten zijn, maar ook het DSO is inmiddels vertraagd tot 2021. Zorgelijk als je kijkt naar eerdere projecten, maar laten we hopen dat het niet hetzelfde afloopt als met het BRP.

Vanuit VeloA volgen wij deze ontwikkelingen op de voet. Het zijn vaak projecten die grote invloed hebben op de (gemeentelijke) organisatie en processen. Onze verregaande interesse en expertise in vernieuwingen op het gebied van organisatie en ICT maken het mogelijk om u goed te ondersteunen en doeltreffend te adviseren bij deze (noodzakelijke) veranderingen.

Begin juli werd het project Basisregistratie Personen (BRP) stopgezet door Minister Plasterk. Een project voor de implementatie van het registratiesysteem voor de persoonsgegevens van alle inwoners...


Verduurzamen maatschappelijk vastgoed

Of het nu gaat om het inrichten van uw gemeentelijk vastgoedorganisatie of de inrichting van centraal gegevensbeheer, een goede organisatie is hierbij cruciaal. Een organisatie of afdeling valt uiteen in data, processen en ICT. Het start met inzicht. Immers: van inzicht komt overzicht. Wanneer dit inzicht er niet is? Hoe kan een afweging worden gemaakt als dit inzicht er niet is, bijvoorbeeld om te bepalen welk pand verduurzaamd moet worden? Een zorgvuldige afweging is noodzakelijk aangezien gemeentelijk vastgoed een bijdrage moet leveren aan het realiseren van de maatschappelijke- en ruimtelijke doelstellingen.

Dit was de kern van mijn presentatie tijdens het seminar: “Verduurzaming van de gemeentelijke vastgoedportefeuille” op donderdag 14 september in Ede.

Het verduurzamen van maatschappelijk vastgoed moet onderdeel uitmaken van het vastgoedbeleid van een gemeente. Aangezien het hebben van vastgoed voor een gemeente geen doel is maar een middel, moet het beheer op een zo effectieve wijze worden uitgevoerd. Het uitgangspunt Total Cost of Ownership (TCO) vormt hierbij wat mij betreft de basis.

Eén van de andere kritische succesfactoren van een succesvolle verduurzamingsslag van maatschappelijk vastgoed is stakeholdermanagement. Vastgoed heeft vele in- en externe ‘relaties’. Bovendien kost het ‘aanhouden’ van vastgoed in de beleving veel geld, net als het verduurzamen ervan.

Een business case binnen de Gemeente Almelo laat zien dat het investeren in het verduurzamen van maatschappelijk vastgoed, mits gecombineerd met het uitvoeren van groot onderhoud, zoals het vervangen van een dak, binnen een passende termijn kan worden terugverdiend. Sjoerd Groen, Projectmanager ABC Nova, wil nog wel een stap verder gaan: hij hield het pleidooi dat het verduurzamen van maatschappelijk vastgoed volledig budgetneutraal kan worden uitgevoerd. In de bijbehorende onderliggende “calculatie” is nog geen rekening gehouden met een optimalere bezetting(sgraad) van het vastgoed. Idealiter weegt een bezettingsgraadpercentage mee in een verduurzamingscasus.

Alle deelnemende gemeenten zijn het in die lijn eens dat effectief vastgoedgebruik, af te lezen uit bijvoorbeeld m2 BVO per medewerker, grote impact heeft op CO2-uitstoot ervan. Dit onder het motto: “de duurzaamste meter vastgoed is die meter die je niet hebt.”

Nog een opvallende uitkomst van dit seminar is dat, wanneer het duurzaamheidsvraagstuk binnen een gemeente eenmaal is opgepakt, dit steeds meer ‘haakjes’ krijgt naar andere onderwerpen, om uiteindelijk (wat mij betreft) bij het strategische vastgoedbeleid uit te komen. Immers, ook duurzaamheid kan van invloed zijn op het antwoord op de vraag: “welke scholen met een onderwijsbestemming willen, kunnen en moeten wij aanhouden?”.

Niet in de laatste plaats valt op dat gemeenten steeds vaker duurzaamheidsinitiatieven willen ‘koppelen’ aan inwonersinitiatieven. Waarom niet zonnepanelen plaatsen op een overheidsgebouw waarvan de opgewekte energie wordt afgenomen door de huizen in de straat?

Dergelijke voorbeelden laten zien dat er veel energie zit in het verduurzamen. Alle deelnemers van het seminar waren het eens dat, voordat er met dergelijke initiatieven gestart kan worden, de ‘basis op orde moet zijn’. Dit aangevuld met mijn stelling dat het organiseren ervan de grootste uitdaging is, niet het financieren ervan.

De veelheid aan vragen “hoe doet jouw gemeente dat eigenlijk” alleen al is genoeg om vaker de koppen bij elkaar te steken. Dit heeft levert per definitie nieuwe inzichten en veel (hernieuwde) energie op!

Of het nu gaat om het inrichten van uw gemeentelijk vastgoedorganisatie of de inrichting van centraal gegevensbeheer, een goede organisatie is hierbij cruciaal. Een organisatie of afdeling valt...


Kune Campus gelanceerd

Traineeship voor young professionals


Gemeenten hebben te kampen met meerdere uitdaging, waarbij digitalisering en vergrijzing twee vaak gehoorde termen zijn. Door ouder wordende professionals dreigen gemeenten veel kennis kwijt te raken. Daar speelt de Kune Group op in met de onlangs gelanceerde Kune Campus.


De Kune Campus biedt young professionals een tweejarig traineeship waarbij zij vier dagen in de week bij een gemeente aan de slag gaan en één dag in de week worden opgeleid binnen de Kune Campus. De trainees gaan aan de slag met vraagstukken binnen verschillende domeinen, waaronder belastingen, vastgoed en digitale dienstverlening. “Intensieve begeleiding zorgt ervoor dat young professionals in korte tijd veel leren, vakinhoudelijk kennis op doen en zich persoonlijk ontwikkelen. Wij merken dat gemeenten de tijd hard nodig hebben voor het uitvoeren van reguliere werkzaamheden wij kunnen hen ontzorgen in de werving van personeel door het aanbieden van het traineeship.” stelt John Siefkes, commercieel directeur van de Kune Group.


Siefkes ziet dat gemeenten voor een uitdaging staan als het gaat om het aantrekken en binden van young professionals: “De vergrijzing zorgt ervoor dat ervaren vakspecialisten op korte termijn de organisatie zullen verlaten, gemeenten willen die kennis borgen met nieuwe medewerkers die met een frisse, vernieuwende blik naar de processen binnen een gemeente kijken. Young professionals brengen bovendien kennis over technologie en digitalisering binnen. Die knowhow kan gemeenten helpen bij het halen van doelen als de digitale agenda.”


Het traineeship gaat in 2018 van start met tien young professionals die minstens een hbo-opleiding hebben. De jarenlange ervaring van de Kune Group binnen gemeenten en belastingsamenwerkingen geeft de Kune Campus een stabiele basis. “Belastingen, digitale dienstverlening en vastgoed zijn onze expertises. De trainees worden allround opgeleid, zodat ze op verschillende plekken binnen gemeenten kunnen worden ingezet.”

Traineeship voor young professionals Gemeenten hebben te kampen met meerdere uitdaging, waarbij digitalisering en vergrijzing twee vaak gehoorde termen zijn. Door ouder wordende professionals...


Het nieuwe Besluit Activiteiten Leefomgeving en de rol van gemeenten en omgevingsdiensten

In een eerder blog schreven we al over de veranderingen die deze nieuwe wet met zich meebrengt. De Omgevingswet gaat veel huidige wetten vervangen en is uitgewerkt in vier besluiten. Eén van deze besluiten is het Besluit Activiteiten Leefomgeving (BAL). Wat betekent dit besluit voor de werkzaamheden door gemeenten en de samenwerking met omgevingsdiensten? In deze blog proberen we een antwoord te geven op deze vraag. 

Het BAL bevat regels voor burgers en organisaties over activiteiten in de fysieke leefomgeving, denk hierbij bijvoorbeeld aan milieubelastende activiteiten, lozingsactiviteiten en cultureel erfgoed. Daarnaast geeft het ook aan voor welke activiteiten een omgevingsvergunning moet worden aangevraagd. Het BAL bevat de zogenoemde algemene rijksregels en vergunningplichten.

Deze regels en plichten zijn opgenomen om een bepaalde standaard te creëren voor alle gemeenten, om zo te voldoen aan internationale wetgeving en taken van het Rijk (bijvoorbeeld rijkswegen, -wateren en –monumenten). De onderwerpen die niet zijn vastgelegd in het BAL, moeten decentraal geregeld worden.

Decentralisatie van taken

De decentralisatie van deze taken heeft als gevolg dat voor een groot aantal bedrijven geen landelijke milieuregels zijn vastgelegd (onder andere voor horeca, muziektheaters, onderwijs- en kantoorgebouwen, verpleeg- en verzorgingstehuizen). Deze ontbrekende regels moeten worden opgesteld per gemeente en worden vastgelegd in het omgevingsplan. Het zorgt ervoor dat deze opgestelde regels passend zijn voor de bedrijven, inwoners en omgeving van een gemeente. De leefomgeving verschilt per gemeente, waardoor op deze manier maatwerk mogelijk is. Dit klinkt als een mooi initiatief, het kan leiden tot een betere uitvoering van beoogde plannen en samenwerking tussen gemeente, inwoner en bedrijf.

Er kunnen ook vraagtekens worden gezet bij de decentralisatie van deze taken. Decentralisatie van deze regels kan leiden tot ongelijkheid binnen diverse gemeenten. Immers, elke gemeente mag zelf haar regels omtrent de leefomgeving vaststellen. Dit kan leiden tot verschillende regelgeving, waardoor het voor bijvoorbeeld een restaurant aantrekkelijker is om zich in gemeente X te vestigen. Wij zijn van mening dat hier een belangrijke rol is weggelegd voor omgevingsdiensten.  

Rol van omgevingsdienst binnen het BAL         

Een omgevingsdienst is een samenwerkingsverband dat voor diverse gemeenten taken uitvoert op het gebied van omgevingsrecht. De mogelijke ongelijkheid binnen diverse gemeenten is niet alleen een probleem voor de inwoners en organisaties, maar ook voor de omgevingsdiensten zelf. Het werk van deze diensten wordt bemoeilijkt als elke gemeente een afwijkend beleid heeft. Een omgevingsdienst heeft door haar werkzaamheden inzicht in de situatie in diverse gemeenten en kan hierdoor een belangrijk adviespartner zijn bij de totstandkoming van het omgevingsplan. Hier kunnen zij, waar mogelijk, zorg dragen voor de harmonisatie van beleid tussen diverse gemeenten, wat uiteindelijk positief is voor zowel de gemeente als de omgevingsdienst.

Naast dat omgevingsdiensten veel inzicht hebben, beschikken zij ook over veel kennis. In de afgelopen jaren zijn veel medewerkers van gemeenten naar omgevingsdiensten gegaan en zo kunnen zij bijdragen aan de inhoudelijke invulling van omgevingsplannen van gemeenten. De kwaliteit is op die manier gewaarborgd.

Een andere mogelijkheid als gevolg van het BAL is dat de taken van omgevingsdiensten kunnen worden teruggehaald door gemeenten. Zij kunnen ervoor kiezen dat ze bepaalde bevoegdheden en taken terugnemen en deze zelf weer gaan uitvoeren. In dit geval dienen zij weer te beschikken over de kennis die nu aanwezig is binnen de omgevingsdiensten, daarnaast zal dit hoogstwaarschijnlijk ook leiden tot verschillende wetgeving tussen naastgelegen gemeenten. Om die reden zien wij de toegevoegde waarde van omgevingsdiensten en hun mogelijke bijdrage aan het BAL.

Conclusie

Terugkomend op de vraag die wij onszelf aan het begin van deze blog hebben gesteld: ‘Wat betekent het BAL voor de werkzaamheden van gemeenten en de samenwerking met omgevingsdiensten?’

Het BAL heeft voor de werkzaamheden van gemeenten als gevolg dat zij ontbrekende regelingen zelf moeten opstellen en vastleggen in het omgevingsplan. Naar onze mening kunnen onder andere omgevingsdiensten hier op basis van beschikbare kennis goed bij ondersteunen. Daarnaast kunnen zij ook ondersteunen bij, waar mogelijk, de harmonisatie van omgevingsplannen tussen naastgelegen gemeenten, waardoor het werk van omgevingsdiensten gemakkelijker wordt en er niet te veel ongelijkheid ontstaat tussen naastgelegen gemeenten. Omgevingsdiensten kunnen op die manier een adviserende rol aannemen bij het opstellen van het omgevingsplan en dit bevordert ook de samenwerking tussen gemeenten en omgevingsdiensten.

De veel besproken Omgevingswet, die naar verwachting in 2019 van kracht wordt, heeft als doel versimpeling van het huidige omgevingsrecht.


De weg naar één centrale informatievoorziening voor de Gelderse Omgevingsdiensten

Verouderde gegevens brengen een groot risico met zich mee als het gaat om de VTH-taken (vergunningverlening, toezicht en handhaving) door de omgevingsdiensten. Verkeerde en essentiële informatie over bijvoorbeeld de werkzaamheden en aard van risicovolle bedrijven kan grote gevolgen hebben voor de leefomgeving.

Vanuit VeloA zien we databeheersing als de ketting om de tandwielen structuur en cultuur. Data als sturingsinformatie is essentieel om de beste dienstverlening aan inwoners te bieden.

De provincie Gelderland heeft als doel gesteld om de kwaliteit van de informatievoorziening te verbeteren. Dit moet zorgen voor kostenbesparing en borging van de kwaliteit. Nadat Willem Jan Ritmeester betrokken was bij het inrichten van de informatievoorziening van de uitvoeringsdienst in Noord-Holland Noord, pakt hij dit project op.

De Gelderse Omgevingsdiensten ontwikkelen één centrale informatievoorziening via het project I-GO, hoe is dat project ontstaan?  

“De samenwerking tussen de zeven omgevingsdiensten in Gelderland is uniek in Nederland. De provincie Gelderland zag dat de informatievoorziening tussen de omgevingsdiensten, maar ook van de omgevingsdienst naar de provincie en tussen omgevingsdienst en gemeente, tekortschoot. De gegevens waren verouderd, niet up-to-date en bevatten fouten. Veranderende wetgeving, het werken met verschillende applicaties en het niet correct bijhouden lagen hieraan ten grondslag. Een voorbeeld hiervan was de synchronisatie van de risicoprofielen van bedrijven, waarbij de factor door applicaties op een verschillende manier werd geïnterpreteerd. Dat zorgde voor onjuiste informatie. I-GO is opgericht om die informatievoorziening beter te maken, als projectgroep hebben wij de opdracht gekregen om de kwaliteit van de gegevens continu te verbeteren.”

Hoe pakken jullie dit project aan?

“Wij vragen periodiek bij alle omgevingsdiensten alle data en gegevens op. Vervolgens hebben we de zaak- en documentgegevens die de medewerkers nodig hebben om hun werk uit te voeren gestandaardiseerd, de zogenaamde Kern Registratie. In Microsoft Azure hebben we een ETL-tool ontwikkeld waarin we regels hebben gedefinieerd. Hierin kunnen wij de gegevens inlezen en checken of ze aan de opgestelde regels voldoen. Wij slaan de gegevens niet op maar geven terug wat niet klopt. Alleen de data die correct is wordt opgeslagen en in de geoviewer ontsloten. Doordat de omgevingsdiensten zelf de gegevens in hun systemen verbeteren wordt de aanlevering iedere keer beter en worden meer milieu-inrichtingen in de geoviewer getoond. Nadat omgevingsdiensten de wijzigingen hebben doorgevoerd meten we de verbeteringen. Ruim 90% van de gegevens wordt hiermee opgeschoond.”

Als projectteam werken jullie volgens SCRUM, kun je daar iets meer over vertellen?

“Binnen het scrum team werken we met een roadmap. Hierin is ons gehele project beschreven en opgedeeld in kleine hoofdstukken, zogenaamde epics. Iedere epic heeft een bepaalde duur en wordt opgedeeld in user stories. Binnen het scrumteam pakken we iedere sprint de user stories met de hoogste prioriteit op. De prioriteit wordt bepaald door de product owner die deze informatie ophaalt bij de stuurgroep die bestaat uit twee omgevingsdienstdirecteuren en een verantwoordelijke van de provincie. Daarnaast worden ook door de medewerkers van de omgevingsdiensten ideeën ingebracht. Iedereen is stakeholder. Tot slot gaan we langs de medewerkers om ze in het project te betrekken. We halen en brengen hierbij informatie (IGO-Labs).”

Hoe worden gegevens straks uitgewisseld?

“In het verleden was er een applicatie om documenten uit te wisselen, maar het benaderen van deze applicatie was erg omslachtig waardoor het niet gebeurde. We willen dat proces vereenvoudigen. Het is een technische uitdaging om de gegevens, zaken en documenten voor elk individu beschikbaar te krijgen. Op dit moment hebben we gekozen voor een geoviewer. Hierin worden alle gegevens van alle aangeleverde milieu inrichtingen in Gelderland getoond. Door de gebruikers te vragen naar gewenste functionaliteit proberen we de geoviewer te verbeteren en laten aansluiten op de behoefte van alle gebruikers.”

Hoe kunnen documenten ontsloten worden?

“Dat is de volgende stap. We krijgen meta data van de zaak- en documentgegevens, maar hieruit volgt niet of de documenten ook daadwerkelijk aanwezig zijn. We proberen nu een technische voorziening in te richten waarbij we in de cloud documenten kunnen gaan ontsluiten. Dit stelt ons in staat om te controleren of een vergunningszaak ook daadwerkelijk een vergunning heeft opgeleverd. Eén van de overwegingen van dit moment is hoe we de gigabytes aan informatie tot onze beschikking krijgen; binnen onze informatievoorziening of binnen die van de omgevingsdiensten.”

Wat is de stip aan de horizon, aan het einde van de roadmap?

“De ultieme droom is om met zeven omgevingsdiensten in één omgeving te gaan werken. Zo zijn alle gegevens centraal opgeslagen én paraat en actueel. Het levert bovendien een kostenbesparing op, er hoeft maar één omgeving beheerd en onderhouden te worden. Veiligheidsregio’s, politie en brandweer zijn ook gebaat bij actuele gegevens.”

Een veelzijdig en omvangrijk project…

“Klopt, informatievoorziening is afwisselend en enorm breed. Zo hebben we onderzoek gedaan naar de juridische aspecten. We hebben te maken met verschillende wetgevingen en APV’s, we moeten zorgvuldig omgaan met de gegevens die niet allemaal gedeeld kunnen worden.

Daarnaast houden we veranderende en vernieuwde wetgeving nauwlettend in de gaten.

Neem bijvoorbeeld de Besluit Activiteiten Leefomgeving (BAL), bepaalde activiteiten van de leefomgeving gaan afwijken van de huidige wetgeving. Wij constateren dit en geven het door aan de omgevingsdiensten en de gemeenten. Als een gemeente daar niet op tijd op inspeelt, valt er niets te handhaven. Het sleutelwoord is samenwerking.”

Verouderde gegevens brengen een groot risico met zich mee als het gaat om de VTH-taken (vergunningverlening, toezicht en handhaving) door de omgevingsdiensten. Verkeerde en essentiële informatie over...


Bent u al “AVG Ready”?

Uw organisatie werkt digitaal. Medewerkers hebben een laptop en smartphone van het werk, bewaren documenten en presentaties op USB-sticks en sturen e-mails naar collega’s en derden. U gebruikt...


Blog berichten

Bent u al “AVG Ready”?

Uw organisatie werkt digitaal. Medewerkers hebben een laptop en smartphone van het werk, bewaren documenten en presentaties op USB-sticks en sturen e-mails naar collega’s en derden. U gebruikt gegevens van uw...

De weg naar één centrale informatievoorziening voor de Gelderse Omgevingsdiensten

Verouderde gegevens brengen een groot risico met zich mee als het gaat om de VTH-taken (vergunningverlening, toezicht en handhaving) door de omgevingsdiensten. Verkeerde en essentiële informatie over...

Het nieuwe Besluit Activiteiten Leefomgeving en de rol van gemeenten en omgevingsdiensten

De veel besproken Omgevingswet, die naar verwachting in 2019 van kracht wordt, heeft als doel versimpeling van het huidige omgevingsrecht.

Kune Campus gelanceerd

Traineeship voor young professionals Gemeenten hebben te kampen met meerdere uitdaging, waarbij digitalisering en vergrijzing twee vaak gehoorde termen zijn. Door ouder wordende professionals dreigen...

Blog

Verduurzamen maatschappelijk vastgoed

Of het nu gaat om het inrichten van uw gemeentelijk vastgoedorganisatie of de inrichting van centraal gegevensbeheer, een goede organisatie is hierbij cruciaal. Een organisatie of afdeling valt uiteen in data,...

Nieuws

Overheid: vier je (ICT) successen

Begin juli werd het project Basisregistratie Personen (BRP) stopgezet door Minister Plasterk. Een project voor de implementatie van het registratiesysteem voor de persoonsgegevens van alle inwoners van...

Blog

Kan het efficiënter? Ja.

‘Kunnen woningcorporaties efficiënter en effectiever werken om de administratieve lastendruk te verlagen?’ is de vraag waar ik mij op heb gefocust tijdens mijn afstudeerstage bij VeloA. Het antwoord hierop is...

Blog

Vertraag je tijd en actieve rust

De zomer is een moment om alle druk(te) van werk en dagelijks leven achter ons te laten en te ontspannen. Tijd om tot rust en tot jezelf te komen. Uit de dagelijkse sleur en uit onze omgeving.  Mijn...

Blog

De mens blijft de zwakste schakel

Hoe zwaar je de ICT-systemen ook beveiligt, in elke organisatie zijn datalekken mogelijk. Weet u bijvoorbeeld wat er gebeurt als u wegloopt van uw computer…?  Is het met honderd procent zekerheid te...

Nieuwe collega

Frederik Kroekenstoel is nieuw

Het publieke domein is onderhevig aan veel veranderingen, waardoor complexe vraagstukken ontstaan. Als nieuwe consultant ben ik meer dan gemotiveerd om onderdeel te zijn van de oplossingen waar deze...

Nieuws

Belasting overnemen van een andere gemeente is ‘best pittig’

Het overhevelen van belastingen naar een andere gemeente is een hele klus. In Ede weten ze daar alles van: ze namen de belastingtaken van de gemeente Rhenen over. Daarbij kregen ze ondersteuning van...

Blog

Data in het zorgdomein: sociaal sturen!

Kort geleden barstte er een grote discussie los over de uitgaven van gemeenten in het sociaal domein, en dan voornamelijk over het gebrek aan uitgaven. Gebleken is namelijk dat over de gehele linie gezien er...

Blog

Gevolgen van de AVG voor overheidsinstanties

Over iets minder dan een jaar moeten organisaties die persoonsgegevens gebruiken werken conform de nieuwe wet.

Nieuwe collega

Nieuwe kansen grijpen met oog voor de mens

Een juiste afstemming tussen mens, structuur en ICT: dat is mijn drijfveer. Als nieuwe adviseur bij VeloA ga ik me de komende tijd dan ook bezighouden met het vinden van die optimale afstemming, zodat een...

Nieuws

Cybercriminaliteit, ransomware en de AVG

Cybercriminaliteit is een vaker voorkomend fenomeen. Ook overheden moeten zich ertegen wapenen.

Blog

De zorg kent uitdagingen

Iedereen heeft met gezondheidszorg te maken, daarom willen we erover kunnen beslissen. In Nederland proberen we allemaal het beste uit de zorg te halen, maar daar moet wel de tijd, financiering en kennis voor...

Blog

Leiderschap is de kracht van het team

Hebben teams en organisaties nog wel een sterke leider nodig? Een sterke leider werd vroeger nog gezien als essentieel. Maar leiderschap hoort steeds meer ín het team. Daarvoor kijkt men steeds meer naar wat...

Nieuws

Verbeter de samenwerking met een app

Samenwerking tussen gemeenten verloopt geregeld moeizaam. Een van de belangrijke oorzaken daarvan is dat gemeenten andere prioriteiten hebben en deze lang niet altijd duidelijk zijn voor alle partijen. Voor...

Nieuws

Kune Group ondersteunt Cuma Bikes

Wij staan niet graag stil. Zoals de Kune Group in beweging is (waar VeloA onderdeel van is), zo brengen we anderen ook graag in beweging. Daarom steunen we kleine ondernemers om van hun passie hun beroep te...

Blog

Blockchain: wat is de impact?

Blockchain: je hoort het steeds vaker. Blockchain gaat onze wereld veranderen. Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Blog

Soepele data-uitwisseling: het fundament voor een goede samenwerking

Wij komen het steeds vaker tegen: gemeenten die op allerlei gebieden met elkaar gaan samenwerken, van Belastingen tot het Sociaal Domein tot ambtelijke fusies. Zo’n samenwerking vraagt om goede uitwisseling...

Blog

Kan het efficiënter?

Hoe kunnen woningcorporaties nog efficiënter omgaan met de administratielast? Afstudeerder Dominique Kleinsman onderzoekt het.

Nieuws

VeloA versterkt de Exxellence Academy

Zaakgericht werken is veel meer dan alleen software. De invoering ervan is een organisatieverandering. Daarom werkt VeloA mee aan trainingen die je binnen de nieuw opgerichte Exxellence Academy kunt volgen

Blog

Op elk moment bijsturen: Waarderingsinstructie 2017

Er wordt gepleit voor meer sturingsinformatie. Hoe ga je hier als organisatie mee om?